Een standaard proces voor
maatwerk zwembaden

Alexander Willems, Finance director TVR Zwembaden vertelt daarover: Dat was de uitdaging. Onze zwembaden blinken uit in maatwerk. Bijna elke wens van onze dealers kunnen we waarmaken. Alleen is het belangrijk te beseffen dat elke keuze die je maakt, invloed heeft op het totale bad. Als je daar een fout in maakt kan dat grote impact hebben op de klanttevredenheid, zorgen voor discussies bij de klant en ook zorgen voor onrust in de organisatie.

Daar wilde we stappen in gaan maken. Dus besloten we om te digitaliseren en voorwaarden vast te leggen in maatwerk software. Via mijn collega Reg kwamen we in contact met Bart Kablau van KJ Software.

Klinkt als een mooie uitdaging!

Bart Kablau van KJ Software: toen Reg belde had ik al snel door dat dit een mooie uitdaging zou worden. In een ideale situatie zou de dealer het zwembad configureren, automatisch een offerte genereren en bij goedkeuring de bouwtekening direct gemaakt worden door de software. Op die manier verwijder je alle ruis uit het proces.

Maar zoals Alexander al zei is dat niet eenvoudig, want bij het samenstellen van een bad maak je veel keuzes die bijna allemaal invloed op elkaar hebben. Daar komt nog eens bij kijken dat je niet wilt dat de software je gaat beperken. Flexibiliteit is essentieel om steeds slimmer te worden en nieuwe mogelijkheden door te kunnen blijven voeren.

Het moest dus een configurator worden waar TVR zelf voorwaarden aan toe kon blijven voegen. Waarna automatisch een offerte en bouwtekening volgde. Challenge accepted.

Een blauwdruk als eerste stap

Bart vertelt verder: In zo’n proces is het maken van de blauwdruk de eerste stap. Hierin hebben we duidelijk met TVR Zwembaden de structuur van de software omschreven en besloten uit welke elementen en modules de software zou moeten bestaan.

Toen dat op papier stond en we allemaal akkoord waren, konden we starten met ontwikkelen. Een gave klus, waar ook TVR Zwembaden aan de slag moest. Want zij moesten natuurlijk de voorwaarden aanleveren.

En met 2d configurator!

Bart vertelt: als consument wil je natuurlijk zien wat je koopt. Een configurator in de software mocht dan ook niet ontbreken. Aangezien geparametiseerd tekenen in AutoCAD niet onze specialiteit is, gingen we op zoek naar partner. Deze vonden we in Evert-Jan Oskam. Met al zijn ervaring had hij echt een toegevoegde waarde in dit project. Evert-Jan liet ons en TVR zien hoe we de baden nóg slimmer in de software konden opbouwen. Dat heeft hij perfect doorvertaald naar de configurator, zoals je in de afbeelding kunt zien. Echt top!

Want we werken al best lang samen toch?

“Sinds 2006 werken we al met elkaar samen. Sinds die tijd zijn we als bedrijf enorm gegroeid en de software bewoog telkens met ons mee. Voor elke uitdaging in de groei hadden de dames en heren van KJ een passende oplossing. Van een CRM-systeem en een dictaat-volgsysteem tot een urenregistratie. Alles wat we nodig hadden, konden de KJ’ers voor ons maken.

Drie jaar geleden besloten we over te stappen naar een nieuw systeem. De tijd vliegt en de standaarden, vereisten en mogelijkheden gaan minstens zo snel. Een nieuw systeem was echt nodig om de volgende stappen in de toekomst te kunnen maken. Het was een gigantisch project, waar we ons samen goed doorheen hebben weten te slaan. Het nieuwe systeem is bijna volledig live. En ondertussen kijken we alweer vooruit. Want bij Emma Handson zijn we altijd in beweging.”

Wat zijn die nieuwe plannen dan?

“Nou, ondertussen notuleren we meer dan 2.000 vergaderingen per jaar. En ja, die moeten ook allemaal gepland worden. We doen dat nu nog vanuit een Exceldocument, maar met de nieuwe technologieën moet dat slimmer kunnen. We willen dat KJ Software een planningsmodule voor ons bouwt die met ons meedenkt. Wie is er beschikbaar? Wat als een vergadering uitvalt of als er een collega bijkomt? Hoe ziet het er dan uit qua beschikbaarheid?

Dat soort wensen bespreken we met Bart en Rob. Zij gaan daar dan mee aan de slag en vertalen het met ontwikkelaars naar een technische oplossing. Dit is een pdf-document waarin de oplossing helemaal visueel is uitgewerkt. Dat werkt super als praatstuk om de oplossing te finetunen, nog voordat de ontwikkeling begint.”

Wat zegt dat over de manier waarop we bij KJ werken?

“Jullie zijn flexibel en houden wel van een uitdaging. Jullie zijn open en vertellen waar het op staat. De samenwerking voelt erg informeel aan. Daar moest ik in het begin wel even aan wennen. Dan waren we bij jullie op kantoor en kwam Bart in zijn korte broek en op teenslippers voorbijlopen. Dat zie je niet op veel plekken gebeuren.

Dat informele werkt echt super. Je weet precies wat je aan elkaar hebt en het houdt het bedrijf volgens mij ook flexibel. Communicatie is key bij het ontwikkelen van software. Dat snappen ze heel goed bij KJ. Want waar de communicatie informeel is, zijn ze inhoudelijk bijzonder sterk. Ze denken altijd een paar stappen vooruit en overzien het totale plaatje. Processen automatiseren en slimmer maken met maatwerksoftware is écht helemaal jullie ding.”

Hoe Adezz ontwikkelde naar marktleider

Deze referentiecase trappen we zelf af. En dat doen we niet zomaar. Adezz is hét voorbeeld hoe je in 15 jaar marktleider in een branche wordt dankzij hyper-efficiente processen. Van klein beginnen met een duidelijke visie. Naar de grootste worden in Nederland en doorgroeien in Europa door de hele ‘flikkerse bende’, van het begin tot het eind, te automatiseren. Lees over vooroplopen. Ups en downs. En hoe wrijving glans maakt.

Lees de ervaringen van Luc van den Hurk, mede-eigenaar van Adezz.

Daar moet je wel mee om kunnen gaan

Een samenwerking met KJ raad ik iedereen aan. Al moet je er wel tegen kunnen. Het zijn alles behalve het stereotype ontwikkelaars. Ze zijn gezellig, maken schuine grappen en enorm benaderbaar. Tegelijkertijd zijn ze zijn goud-eerlijk. Een blad voor hun mond? Dat kennen ze niet. Een k*t idee, is een k*t idee. En als ze vinden dat het slimmer moet, pakken ze je vast en laten ze je niet meer los. In een samenwerking met KJ is geen plek voor middelmaat.