Samen ontwikkelen aan de toekomst

Als je graag vooruit kijkt, vergeet je soms terug te blikken. Zo bleek het alweer 8 jaar geleden dat we voor het eerst met Van Wanrooij Bouw & Ontwikkeling in contact kwamen. Nu we samen met Frank Schoones (Van Wanrooij) in de achteruitkijkspiegel kijken, zien we het resultaat van stap voor stap doorontwikkelen van Maatwerk Software. Gaaf!

Niet alleen ideeën bedenken.. maar aanpakken en starten met ontwikkelen. Dat past goed bij de mentaliteit van Van Wanrooij, toch Frank?

Frank vertelt:

“Ja, dat klopt helemaal. Ik moest even goed nadenken waar de samenwerking tussen Van Wanrooij en KJ Software precies is begonnen. Ik weet dat we in die tijd ook een traject met Salesforce hadden lopen. Maar daar bleek dat we de organisatie aan het systeem moesten gaan aanpassen. Dat was niet wat we zochten.”

De aftrap van het ‘Nieuwbouwportaal’

Het begon allemaal met het ontwikkelen van het ‘Nieuwbouwportaal’. Dit was in eerste instantie een lead management systeem met als doel de verkoop centraal bij te houden. In die tijd liepen de verkopen via makelaars en waren we afhankelijk van de input die zij aan ons gaven.

Je kunt je voorstellen dat je dan regelmatig in het duister tast. Terwijl je juist precies wilt weten hoe het ervoor staat. Dan kun je anticiperen met de campagnes die je hebt lopen. Maar niet alleen dat, het ‘Nieuwbouwportaal’ gaf ons ook een beter inzicht op andere vlakken. Data bleek echt ‘king’ te zijn. Op projectniveau, makelaarsniveau.. we kregen ineens zoveel inzicht. Zeker in de doorontwikkeling van het systeem in de jaren die volgden.

De samenwerking tussen van Wanrooij en KJ

“Zonder in detail te treden was het ‘Nieuwbouwportaal’ vanaf het eerste moment écht een slimme tool. Zo hebben we de samenwerking met KJ de afgelopen 8 jaar ook ervaren. Slimme gasten (m/v) die met goede oplossingen komen, die ze ook nog kunnen realiseren.

Natuurlijk zijn er in een samenwerking van 8 jaar ups & downs. Maar in welke situatie dan ook werd het met een open vizier opgelost. Juist dat is belangrijk in een samenwerking voor de lange termijn. KJ heeft zich de afgelopen jaren ook ontwikkeld tot een stabiele professionele organisatie. Dat werkt heel prettig. Ze denken altijd een stap vooruit en zo kwamen we op de volgende verbeterslag.

De doorontwikkeling van het ‘Nieuwbouwportaal’

In deze fase gingen we aan de slag met automatiseren. Zo ontwikkelde KJ een ‘vraag en antwoord module’, zodat alle vragen en antwoorden op een centrale plek te vinden zijn. Een ‘documenten module’ waarin altijd de laatste versie van documenten in te zien waren. Een ‘contract module’ waarmee we met een paar drukken op de knop overeenkomsten kunnen genereren en ondertekenen. En als klap op de vuurpijl een ‘inschrijving en toewijzing module’. Daarmee kunnen we uit duizenden inschrijvingen de juiste bouwnummers aan de juiste kandidaten toewijzen.

Het portaal bespaart ons nog steeds élke dag zoveel tijd.Het maakt ons werk letterlijk leuker. En het grote voordeel van maatwerk software is dat je alles met elkaar kunt koppelen.

Koppelingen tussen alle systemen

De centrale database werd het centrum van al onze mutaties. KJ koppelde ons nieuwe ERP-pakket, maakte de koppeling met het Kopersbegeleidingportaal, koppelde met Van Wanrooij Keuken Tegels & Sanitair, ontwikkelde een koppeling met het CMS en er kwam een koppeling bij het digitaal ondertekenen. Alles wat we bedachten, konden ze maken. Dat werkt heel prettig.

De koppelingen besparen ons enorm veel tijd. Waar we voorheen op elke plek mutaties handmatig moesten doorvoeren, gebeurt dit nu automatisch. Daarmee is altijd de juiste informatie op de juiste plek. Het geeft enorm veel duidelijkheid waardoor er niets tussen wal en schip blijft liggen en we op die manier met weinig mensen bergen werk kunnen verzetten.

Mede door de ontwikkeling van andere portalen en modules van KJ natuurlijk. Het Kopersbegeleidingportaal en het Keuken, Tegen en Badkamer portaal zijn bijvoorbeeld ook volledig door KJ ontwikkeld. Maar laten we dat de volgende keer toelichten.

Een paarse krokodil..

Daar hebben we bij KJ Software en Breedband helemaal niets mee. We houden van snel schakelen. Geen onnodige poespas, gewoon het werk leuker maken met onze software. En dat is bij Breedband zeker gelukt!

Breedband?

Breedband Arnhem, Breedband Nederland en Aaldering ICT. Al jaren bestonden ze naast elkaar. Sinds juli 2018 vormen ze één bedrijf: Breedband. Ze verzorgen supersnel internet door heel Nederland. Daarnaast bouwen én beheren ze bedrijfsnetwerken en leveren ze clouddiensten. De ‘kastjes en kabeltjes’ zijn in principe niet onderscheidend, de mensen die ermee werken en de manier waarop wél. En dat zorgde voor een flinke groei de afgelopen jaren

Uit het jasje groeien

Het samenvoegen van bedrijven en toevoegen van nieuwe diensten zorgt voor uitdagingen, vertelt Manager Customer Care Dorien van Haren. Onze opdracht aan KJ was simpel: maak ons werk leuker. Dat overtypen van en naar Excel, vreselijk vonden we dat! Meer overzicht, minder handmatig werk en op cijfers in het systeem vertrouwen, dat zochten we.

Eerlijk is eerlijk: zo simpel als het klinkt is het natuurlijk niet. We zijn met onze internetdiensten uit ons jasje gegroeid. De oude software was nooit voor onze nieuwe diensten gemaakt. En voor alles wat niet in het systeem past gebruik je dan een alternatief: Excel.

Dat kost zoveel tijd. Elke dag weer. Dat moest anders. Een leuke uitdaging voor onze vrienden van KJ Software.

Fijnere processen voor het team

Als je met Dorien praat weet je dat het menens is, vertelt Bart Kablau van KJ Software. Dorien vertelde dat ze een overzicht wilden hebben van verschillende overeenkomsten, in combinatie met afwijkende facturatiekalenders. En als we dan toch bezig zijn: laten we dan het bewaken van opzegtermijnen, opleveringen en facturatie meteen verder automatiseren.

Klinkt logisch en voor ons een leuke uitdaging. De eerste horde: uittekenen hoe Breedband de processen slimmer kan inrichten. Het werk leuker maken. Dat begint bij fijne processen voor de mensen. Onze software is er alleen om het te faciliteren.

Zo bedachten we dat er koppelingen moesten komen tussen de software van Breedband en hun partners. De koppelingen importeren automatisch de data die bijvoorbeeld op de facturen komen te staan. Voorheen een flinke klus met veel handmatig werk, terwijl overtypen nu niet meer nodig zou zijn.

Ontwikkelen, zei Dorien toen we het nieuwe proces lieten zien. Dus gingen we aan de slag.

Ontwikkeling van slimmere software

Net als bij andere projecten is de samenwerking van het team (waaronder de klant) het belangrijkst, vertelt Sander van KJ Software.

We gingen aan de slag en na drie maanden konden we de eerste opzet van de nieuwe maatwerk tool laten zien. Volledig met koppelingen met leveranciers, eenvoudig in gebruik en de mogelijkheid om de nieuwe diensten live te factureren. Maar voordat we dat deden volgde eerst een uitgebreide test.

Collega’s zonder technische kennis doorliepen testscenario’s die vooraf samen bepaalt zijn. Een paar kleine puntjes kwamen tijdens de test naar voren, die loste we op en gaven daarna Dorien en haar team toegang tot de software. Tijd voor test nummer twee.

Een grote glimlach

Ik weet nog dat we echt blij waren toen we de software voor het eerst zagen. De overzichten waren precies zoals vooraf besproken: helder, makkelijk te vinden en als het nodig was ook naar specifieke wensen aan te passen. Ook de koppelingen met onze leveranciers werkte als een tierelier. Je beseft op dat moment meteen dit is wat we nodig hadden. Afijn, een testfase is natuurlijk om te testen, dus daar gingen we mee aan de slag.

We hebben in een paar weken tijd de puntjes op de i gezet. Een paar aanpassingen die we net even anders wilde zien en daarna konden we live. Als het werkt, dan kan dat.

Meteen in gebruik nemen

Het is natuurlijk prachtig om te zien dat de Breedbanders eenvoudig met de software uit de voeten konden. Precies dat bedoelen we met ‘werk leuker maken’. We hoorde van Dorien dat ze versneld over gingen naar het nieuwe systeem. Geen tussenfase waarin een klein gedeelte van het klantenbestand facturen zou ontvangen via de nieuwe software. Heerlijk zijn dat soort berichten, dan weet je dat het project geslaagd is.

Altijd en overal de juiste displayplannen

Maak kennis met de nieuwe tool van stichd.

Enthousiaste klanten, daar staan wij ‘s ochtends vroeg voor op. KJ moet werk leuker maken. En dat is bij stichd zeker gelukt!

stichd?

Ja, stichd. Een bijzonder bedrijf. Het maakt bijzondere producten voor uitzonderlijke merken. Denk aan Ferrari-petten, Levi’s-Sokken en Puma-ondergoed. Echte visuals dus. Producten waar klanten gewoon tegenaan moeten lopen … dan gaat de rest vanzelf. Zien is kopen.

Verleiden

Voor stichd is het enorm belangrijk dat alle bedrijven hun producten exclusief en aantrekkelijk kunnen presenteren. Consumenten moeten verleid worden. stichd heeft voor alle producten displays en presentatieplannen. Maar niks is zo trendgevoelig als fashion. Daarom veranderen de presentaties continu.

De nieuwe maatwerktool moet alle displayplannen eenvoudig, snel en altijd up-to-date beschikbaar maken. Voor elk bedrijf met producten van stichd.

Kijk, dat is nog eens een uitdaging!

De start

“Onze software was verouderd. We wilden meer, sneller en beter. Tijd voor een nieuwe tool”, aldus Daphne. “We begonnen met input verzamelen. Elke afdeling mocht haar wensen en eisen op tafel gooien. We clusterde alle informatie tot één wensenpakket. Dat moest het worden! Nu nog iemand die het kan bouwen.”

De ontmoeting

“Ik kan me de eerste gesprekken nog goed herinneren”, vertelt Bart Kablau van KJ Software. “Daphne wist goed wat stichd voor ogen had. Een behoorlijk aantal harde eisen en mooie wensen. Dat wordt een flinke softwaretool. Eerst maar eens proberen om het totaalplaatje behapbaar te maken.”

“Onze software moet werk leuker maken”, gaat Bart enthousiast verder. “Medewerkers laten doen waar ze goed in zijn. Alle overbodige handelingen slopen we uit het werk, dat neemt onze oplossing over. Software is bij KJ geen doel op zich. Het staat in teken van de gebruiker. Die maken we het makkelijker.”

Sleutelen

“Samen gingen we aan het sleutelen”, zegt Bart. “We voegden slimme variabelen toe en lieten een aantal zaken juist weg. Zo werd de oplossing steeds logischer en eenvoudiger. Er ontstond overzicht. Uiteindelijk viel alles op zijn plek. Dit moet het worden.” “Heel fijn dat KJ de zaken behapbaar maakt. Dat had ik nu net nodig”, zegt Daphne.

Verwachting +1

De nieuwe tool geeft alle bedrijven in een handomdraai de actuele displays en presentatieplannen. Dat was immers de kernvraag. “Het flexibele karakter van de tool sprak ons enorm aan”, vertelt Daphne: “Alle presentaties en displays veranderen om de haverklap. Daar moesten we telkens onze oude softwareleverancier voor bellen. Om gek van te worden! Dankzij KJ kunnen we dit zelf. En nog mooier … de tool wordt gekoppeld aan ons ERP-systeem. Zo hebben we alles in één pakket. Dit hadden we zelfs niet durven dromen.”

Één contactpersoon, vast overleg

Bart: “Een goed plan is het halve werk. Als iedereen er volledig achter staat, gaan we bouwen. Dan haken de techneuten aan. In dit geval Floris. Hij beet zich vast in het project en is ook degene die het contact overneemt. Zo kan stichd altijd bij dezelfde persoon terecht. Dat werkt wel zo prettig.”

Floris is het daar volledig mee eens. “Het werkt zoveel effectiever zonder tussenpersonen. Hoe meer schakels in het traject, des te groter de kans op ruis. Tijdens dit proces kom je obstakels tegen. Die wil je snel en effectief uit de weg helpen.” Bart, Floris en Daphne hielden structureel overleg. Zo werd alles direct besproken. En door de overleggen kreeg Daphne steeds meer feeling met de tool. “Dat noemen ze ‘Agile’. Ik vind het vooral heel logisch”, zegt Bart.

Veel invalshoeken

Daphne: “We deelden het testen op in twee fasen. In de eerste fase testen onze technici de software. Alle zaken die naar voren kwamen, gingen direct naar Floris. Daarna werd de salesafdeling erbij betrokken. Natuurlijk zien die weer hele andere dingen.” “En zo hoort het”, vult Bart aan. “Testen moet vanuit zoveel mogelijk invalshoeken.” “Een enorm prettige samenwerking. Vol enthousiasme creëerden we zeer slimme oplossingen.”

Mini-stapjes

Daphne vertelt enthousiast over de testfase. “Tijdens de ontwikkeling kregen we al een presentatie. We zagen direct wat ons te wachten stond. Stap voor stap werden we meegenomen in de functies en lay-out van de tool. Zo konden we samen de puntjes op de i zetten. Tegelijkertijd haakten onze key-users aan. Zo kregen ze vroegtijdig alle info over de implementatie. Eigenlijk hebben we in hapklare brokken de implementatie doorlopen.”

“Toen het live testen begon, waren we al halve experts”, lacht Daphne. “Maar serieus, we wisten al veel over de maatwerktool. Dat is superprettig. Als we alles in een keer op ons bordje hadden gekregen, was dat een gigantische overkill aan info geweest.”