De volgende stap voor Milremo

Als één ding de retail kenmerkt, dan is het de constante verandering die telkens in rap tempo volgt. Sinds het ontstaan van het internet gaat het snel. Héél snel. Wie kan zich nog herinneren dat de catalogus van de Wehkamp of Otto op de mat viel? Dat klinkt als een eeuwigheid geleden

Tegenwoordig ontwerp je jouw eigen kleding gewoon op je smartphone. En bestellen en betalen? Dat kan eenvoudig via een app en jouw Face-ID. Hoe ga je hier als producent van fietskleding op maat in Europa mee om? Voor deze uitdaging stond Milremo Custom Cycling Clothing. En wij mochten ze daar mee helpen..

Samen bouw je het portaal

Matthias: “De communicatie tijdens het ontwikkelen en implementeren was rechtdoorzee. Zaken werden concreet gemaakt en afspraken werden nagekomen.”

Dominique vertelt: “ de samenwerking met Milremo en Coers Online verliep prettig. In elk traject kom je zaken tegen die je vooraf niet kunt voorspellen. Als je flexibel blijft en dit samen aanpakt kom je altijd op het juiste eindpunt uit. Dat is samen goed gelukt.

Een implementatietraining op locatie

Natuurlijk denk je bij software al snel aan ontwikkeling. Dat terwijl de implementatie van de software vaak minstens net z’n grote uitdaging is. Bij KJ Software implementeren we de software met eigen trainingen op locatie bij de opdrachtgever. Bij Milremo heeft de Sales Office training gehad van Bart en Dominique.

En voor vragen hebben ze het directe telefoonnummer van de ontwikkelaar. Zo kunnen eventuele kleine issues snel getackeld worden.

Probleem

Het updaten en onderhouden van het assortiment op het portaal is een tijdrovende klus. Door de complexe inrichting van het ERP-pakket is de aansluiting niet optimaal en een live koppeling ontbreekt. Dit maakt het proces erg foutgevoelig, wat afbreuk doet aan het vertrouwen van de dealers in het bestelproces.

Het portaal en de informatievoorziening is daardoor niet volledig en mogelijk zelfs foutief. Door de enorme hoeveelheid aan productcombinaties en de handmatige invoer hiervan, is de uitkomst die op het portaal getoond wordt niet altijd betrouwbaar. Dit veroorzaakt onnodige fouten in het proces.

Implicatie

Doordat de oplossing niet volledig is, blijven dealers contact zoeken en gebruiken het portaal niet of nauwelijks. De salesafdeling heeft hierdoor nog steeds veel werk aan het verwerken van de bestellingen. Daarnaast is de kans op fouten nog groot en het herstellen ervan kost veel tijd en geld.

De doorlooptijd van wijzigingen in het productassortiment en de daarbij behorende kosten zijn hoog door het handmatige werk dat gedaan moet worden. Ook geven dealers aan het portaal niet te vertrouwen en dus ook niet in de toekomst te gaan gebruiken. Dit heeft onder andere te maken met het foutieve advies dat niet altijd een was afgestemd op de motor van de klant.

Nuttig effect

Indien een dealerportaal de dealer voorziet van accurate prijzen, met de juiste adviezen en mogelijkheden afgestemd op de motor van de klant, zal de verkoopafdeling van The Jekill and Hyde Company enorm ontlast worden. Hierdoor ontstaat een beter aansluiting op het productieproces en een slimmer proces van bestelling tot uitlevering. Verder worden fouten in bestellingen geminimaliseerd door goede en correcte visualisatie van de verschillende combinaties. Daarnaast zal de IT & Sales afdeling veel tijd besparen doordat de koppeling tussen het ERP systeem en het portaal geheel automatisch verloopt zonder tussenkomst van medewerkers.

Tijdens de ontwikkeling werden we structureel op de hoogte gehouden door Demy. Wat ik vooral prettig vond was dat de planning en deadlines werden gehaald. Op die manier wisten we precies wat we van elkaar konden verwachten”, vertelt Hanneke.

Oplossing

KJ is begonnen met het onderzoek naar de herstructuring van de data in het ERP-pakket. Op basis van dat advies is de inrichting van het ERP-pakket aangepast zodat een live koppeling mogelijk werd. Daarna is het complete portaal en de koppeling met het ERP-pakket opnieuw ontwikkeld door KJ.

Het dealerportaal biedt de juiste functionaliteit als aanvulling op het ERP-pakket en kan live data ophalen zodat de dealer altijd de juiste informatie tot zijn beschikking heeft. De dealer kan in het portaal het uitlaatsysteem configureren op basis van de specificaties van de gekozen motor. Hierbij worden de configuratiemogelijkheden getoond en kan de dealer na de configuratie de order direct plaatsen bij The Jekill and Hyde Company.

De order wordt na bestelling direct doorgezet naar het ERP-systeem waardoor er geen tussenkomst van een medewerker van The Jekill and Hyde Company meer nodig is. Uiteraard blijven de medewerkers wel betrokken bij het complete proces, maar worden zoveel mogelijk administratieve werkzaamheden door het systeem verwerkt.

Na het succes van de eerste fase is ook de configurator voor de consumenten aangepast. Hierin kan iedereen een uitlaatsysteem samenstellen en een offerte aanvragen bij de juiste dealer.

Huiverig bij de start?

“Toen ik naar KJ Software reed was ik eigenlijk best wel huiverig. Over software heb ik niet per se veel kennis, het gaat meteen om veel geld en dat kun je maar één keer uitgeven. Dus dat moet dan wel goed gaan. Dat huiverige gevoel was meteen weg toen ik Sem zag zitten. Die kende ik vanuit het dorp dus dat voelde meteen vertrouwd, maar ik wist niet dat hij bij KJ Software werkte. Het is vaak een kleine wereld.

Nadat ik mijn plannen vertelde gingen ze helemaal los. Ik wist wel dat Sem een pienter mannetje was. Maar je merkt echt dat die gasten hele dagen met niks anders bezig zijn dan automatiseren en slimmer werken. Ze lieten me zien hoeveel slimmer ik met mijn bedrijf kon werken en wat software voor me zou kunnen betekenen.

Enja, toen ik dat eenmaal ik mijn kop had, moest het er ook komen natuurlijk.”

Is dat zo Sem?

“Sem: Jazeker! Wim zegt zelf dat hij een klein bedrijfje is, maar zo zie ik dat niet. Hij is een typische ondernemer. Denkt vooruit. Ziet kansen. Is niet bang om nieuwe dingen te proberen. Maar is ook reëel, want niet elk idee dat we bedenken past in deze fase van zijn bedrijf. Juist dat maakt de samenwerking zo mooi.

We zijn gaan kijken hoe maatwerk software nu kan helpen, in deze fase. Maar we houden wel rekening met de plannen die Wim heeft. Bij KJ vinden we het logisch dat de oplossing geld moet opleveren, anders kom je natuurlijk geen stap verder. Volgens mij is dat wel gelukt, toch Wim?”

Tijdwinst, gemak en meer winst

Wim “Absoluut. In die jaren hiervoor ben ik veel geld misgelopen, besef ik me nu. Een paar extra messen slijpen die ik niet op de bon zette omdat dat administratief veel werk was. Of de kleine prijsverhogingen van leveranciers niet doorvoeren naar de eindklant. Het is allemaal maar kwartjeswerk en het was elke keer teveel werk om dat overal aan te passen.

Mijn vrouw doet de administratie, dan moest ik een wijziging naar haar appen. Paste zij het in allerlei Excel-documenten aan. Kon ik daarna op een handschreven bon bij een klant de btw van 21% berekenen over een bedrag dat ik niet kende. Rekenmachine erbij… laat maar, dacht ik dan. Dat is maar een klein voorbeeldje, maar ik kan er makkelijk nog 20 opnoemen.”