Eilandjescultuur en interne communicatie

Eilandjescultuur

De interne communicatie beperkt zich vaak tot het afronden van de taken die binnen de eigen verantwoordelijkheid van een medewerker vallen. In veel bedrijven leidt dat tot een zogenaamde eilandjescultuur. Een eilandjescultuur is niet alleen een probleem in grotere bedrijven, het komt ook voor bij bedrijven met 3 of 4 medewerkers.

Eilandjes binnen de organisatie brengen het ultieme teamgevoel in gevaar. Dat teamgevoel moet juist de kern zijn van elk bedrijf. De feedback over hoe de anderen de taken uitvoeren is cruciaal voor de ontwikkeling. Daarnaast voorkomt het toekomstige communicatiefouten.

Waardoor ontstaat een eilandjescultuur?

Veel ondernemers zijn zich er niet van bewust dat een eilandjescultuur ontstaat in hun organisatie. Mensen wennen langzamerhand aan het feit dat het proces op een bepaalde manier verloopt en accepteren dat. In plaats van dit te constateren en te bespreken, laten ze het gewoon gebeuren.

De oorzaak hiervan is meestal het ontbreken van duidelijkheid over verantwoordelijkheden en werkzaamheden. Ook zijn er vaak geen goede interne werkafspraken en procedures opgesteld. Als medewerkers deze verantwoordelijkheden of werkafspraken niet aangereikt krijgen, gaan ze die zelf invullen. Ze doen alleen datgene waarvoor ze zijn aangenomen en kijken niet naar hoe de taken aansluiten op die van een ander. Wellicht worden bepaalde taken twee keer uitgevoerd of doen ze consequent iets te weinig.

Een team is pas echt een team als het zodanig opereert dat het een gezamenlijk doel volgt. En dit is dus pas mogelijk als de medewerkers pro-actiever te werk gaan en verder kijken dan hun eigen afdeling.

Hoe kunt u de eilandjescultuur verminderen?

1. Maak het werkproces inzichtelijk

Bespreek samen in hoofdlijnen wat de taken van elke medewerker zijn. Dan wordt het duidelijk als een taak wel of niet uitgevoerd wordt en of de juiste persoon ervoor verantwoordelijk is. Bepaal waarom de taken op die manier uitgevoerd worden. Ook moet duidelijk worden welke informatie op welk moment overgedragen moet worden.

2. Afspraken en procedures vastleggen

Nadat het werkproces inzichtelijk is gemaakt, dient u duidelijke afspraken en procedures te maken voor de betreffende taken. Vooral de taken die uitgevoerd worden door mensen van diverse afdelingen behoeven extra aandacht.

Daarna is het belangrijk dat de afspraken ook gecontroleerd worden. Niemand wil een vergadercultuur, maar het is noodzakelijk om formele momenten te plannen om elkaar te informeren en controles uit te voeren.

Tip: De competentie van een persoon om goed te communiceren, moet een KPI zijn binnen uw organisatie. Iemand beoordelen op zijn slagingspercentage is vanzelfsprekend, maar beoordeel uw medewerkers ook op hun teamgevoel, pro-activiteit en interne communicatie.

3. Feedback geven

Dat de details van een opdracht van verkoop naar operatie naar facturatie gaan is logisch. Maar de communicatie moet ook andersom plaatsvinden. Van positieve en niet zo positieve resultaten leert iedereen.

Tijdens onze trainingen horen wij vaak, van de mensen uit de operatie, dat de verkoopmedewerkers iets op een foutieve manier communiceren. Maar als wij de verkoopmedewerkers vragen naar die fouten, dan weten zij van niets. Wij horen ook dat er vaak problemen zijn met de facturen, maar hier weten ze bij verkoop ook niets vanaf. Feedback is dus een wezenlijk onderdeel van het optimaliseren van uw processen en communicatie.

Het op zoek gaan naar en geven van feedback wordt vaak vergeten. Verwerk dit in uw bedrijfsprocessen en voorkom samen een eilandjescultuur, en dus miscommunicatie.

4. Meeloop-dag inplannen

Plan per persoon een meeloop-dag (of dagdeel) in bij een medewerker in een andere functie. Dan krijgt degene een gevoel van wat de ander doet en is zich dan meer bewust van de behoefte van andere collega’s wanneer hij/zij zijn/haar eigen taken uitvoert.

5. Vaste plekken wisselen

Wees niet bang om uw medewerkers regelmatig van werkplek te laten wisselen. Ze krijgen dan meer mee van wat er allemaal speelt binnen een bedrijf. Dit creëert interesse en vermindert dus eilandjes.

Voordelen van betere interne communicatie

Minder eilandjes in de organisatie leiden naar betere interne communicatie. Wat zijn de voordelen hiervan? Vaak wordt er gezegd dat je geld kan “Verdienen met goede interne communicatie”. Hiermee doelt men op het verminderen van de kosten die ontstaan door miscommunicatie!