Deze vijf fouten zien we elk jaar opnieuw. Niet bij prutsers, juist bij slimme bedrijven met goede intenties en competente mensen. Toch gaat het mis. Waarom? Omdat ze onderschat worden. Ze lijken klein op papier, maar sturen een heel implementatietraject de verkeerde kant op. Lees door als je dit jaar met Odoo start. Het kost je tien minuten en kan je tienduizenden euro's besparen.
Fout 1: Je scope is niet vastgelegd
Dit is verreweg de grootste. Meer dan zestig procent van mislukte ERP-projecten valt hier onder.
Wat gaat er mis? De directie bespreekt Odoo op hoofdlijnen, er wordt een offerte getekend en het team gaat aan de slag. Maar wat "implementatie" precies inhoudt, is nergens echt vastgelegd. Welke processen? Welke modules? Welk maatwerk? Tot welk detailniveau?
Gevolg: tijdens het project komen er constant nieuwe wensen boven. Elke wens op zich redelijk. Opgeteld een budgetoverschrijding van veertig procent en drie maanden vertraging.
Wat werkt wel: een grondige analysefase die eindigt in een blauwdruk. Zwart op wit welke processen, modules en rapporten er binnen scope vallen. Alles wat er niet in staat, is buiten scope en dus een aparte beslissing.
Fout 2: Je hebt het verkeerde team aan tafel
Wie zit er in jouw projectteam? Bij veel bedrijven zijn dat de managers. Logisch, zij hebben beslissingsbevoegdheid. Maar zij doen het werk niet.
De consequentie: je systeem wordt ingericht op basis van hoe het management denkt dat het werk gaat. Niet op basis van hoe het werk echt gaat. Na go-live stuit je team op honderd kleine frustraties die allemaal met een kwartier werkvloer-kennis voorkomen hadden kunnen worden.
Wat werkt wel: key-users uit elke afdeling. Mensen die dagelijks met de processen werken. Niet de meest vocale, wel de meest kundige. Geef ze tijd (een halve dag per week) en mandaat.
Fout 3: Te veel maatwerk, te vroeg
"We willen het systeem precies zoals het nu werkt, maar dan in Odoo." Dit is de zin die miljoenen euro's aan onnodig maatwerk heeft gekost.
Het probleem: je bestaande processen zijn vaak niet het resultaat van bewuste keuzes. Ze zijn gegroeid, geïmproviseerd en vastgelegd in Excel-bestanden. Die kopiëren naar Odoo is een enorme gemiste kans. Odoo heeft in veel gevallen een schonere manier ingebouwd.
Maatwerk is als krediet. Makkelijk aan de voorkant, duur aan de achterkant. Elke nieuwe Odoo-versie moet je maatwerk weer meenemen. Dat kost bij elke upgrade geld.
Wat werkt wel: begin standaard. Draai een paar maanden, ontdek waar het echt schuurt en kies dan bewust voor maatwerk waar het waarde oplevert. Je bespaart vaak 30 tot 50 procent op je maatwerkbudget.
Fout 4: Training zien als een bijzaak
"We regelen een dag training voor go-live." Klinkt redelijk. Is dramatisch.
Een systeem dat tien jaar meegaat en een investering is van een ton, rechtvaardigt geen acht uur training. Toch is dat vaak de standaard. Met als gevolg: medewerkers die het systeem niet begrijpen, workarounds bouwen in Excel en klagen dat "het oude systeem makkelijker was".
Dat is geen probleem van het systeem. Dat is een probleem van adoptie.
Wat werkt wel: training tijdens de bouw, niet erna. Key-users die meebouwen, leren het systeem vanzelf. Plus korte, specifieke sessies per afdeling in de weken voor en na go-live. Reken op minimaal twee dagen per key-user en een halve dag per reguliere gebruiker.
Fout 5: Geen nazorg geregeld
Go-live is geen feestje. Het is het begin. De eerste weken na live-gang komen er tientallen vragen en kleine problemen boven. Als daar geen partner voor is, stopt alles.
Sommige partners leveren op, factureren de laatste termijn en gaan weg. "Wil je support? Dan maken we een nieuw contract." Die overgang ligt vaak onhandig en voelt als afgeknepen worden.
Wat werkt wel: spreek vooraf af dat er minimaal drie maanden nazorg inbegrepen zit. Bij ons standaard onderdeel van de vaste-prijsofferte. Pas als je team is ingewerkt en de processen lopen, stappen we over naar een regulier servicecontract.
Waarom deze vijf fouten samenhangen
Je zult hebben gemerkt: ze versterken elkaar. Geen scope leidt tot meer maatwerk. Verkeerd team leidt tot verkeerde processen. Geen training leidt tot frustratie. Geen nazorg leidt tot verlaten systeem.
Omgekeerd werkt het ook. Een heldere scope, de juiste mensen, standaard waar het kan, training ingebouwd en nazorg geregeld, leveren samen een traject op dat niet voelt als een strijd.
Veelgestelde vragen
Hoe weet ik of mijn scope goed is vastgelegd?
Als je de scope niet in vijf zinnen kunt uitleggen aan een collega die geen IT-achtergrond heeft, is hij nog niet scherp genoeg. Een goede scope is concreet, afgebakend en heeft duidelijke grenzen.
Hoeveel tijd moet een key-user vrijmaken?
Reken op een halve dag per week tijdens het grootste deel van het project, met piekweken waarin het meer is. Zonder die ruimte wordt je key-user een bottleneck.
Hoe beoordeel ik of ik te veel maatwerk wil?
Vraag bij elke maatwerkwens: kan dit ook met een kleine proceswijziging? In 70 procent van de gevallen is het antwoord ja. Pas na een paar maanden standaard draaien weet je wat echt maatwerk verdient.
Wat kost drie maanden nazorg gemiddeld?
Bij ons is het inbegrepen in de vaste prijs. Bij partners die het apart factureren, reken je op 5 tot 15 procent van de implementatieprijs.
Begin je project op de goede manier
Deze vijf fouten zijn geen wetten van Medemas. Ze zijn te voorkomen, als je er vooraf op stuurt. Wij bouwen onze werkwijze zo in dat ze er geen ruimte krijgen.