Van eerste gesprek tot jarenlange samenwerking
Een Odoo implementatie is een grote stap. Je wil weten wat er gaat gebeuren, wanneer het klaar is en wat het kost. Op deze pagina leggen we dat gewoon uit. Stap voor stap, eerlijk over wat we verwachten en wat je van ons krijgt.
Zo verloopt het
De principes die ons werk sturen
Voor we het proces uitleggen, willen we eerst vertellen hoe we werken en wat belangrijk voor ons is.
Maak kennis met ons team →Openheid en eerlijkheid
We zijn transparant over wat wel en niet kan, over kosten, over timing. Als we iets niet weten, zeggen we dat. Als iets langer duurt, hoor je het direct.
Jouw input is cruciaal
Jij kent je bedrijf het beste. Wij kennen Odoo het beste. Logisch dat we er samen iets van maken. We luisteren, adviseren en beslissen samen.
Zekerheid vooraf
Na de intake maken we een offerte voor een vaste prijs. Wat daarin staat, is wat je betaalt. Geen verrassingen, geen discussie over meerwerk (binnen afgesproken scope).
Partnership, jarenlang
Go-live is pas het begin. We blijven je partner voor support, updates en groei. Van onze klanten nemen we maar zelden afscheid.
Van oriëntatie tot go-live: zo verloopt een implementatie
Elk project is uniek, maar het proces volgt altijd deze stappen. Hieronder leggen we uit wat er gebeurt in elke fase en wat we van elkaar verwachten. Zoek je specifiek de Odoo-kant? Die staat korter samengevat bij onze Odoo implementatie.
Fase 1 - Kennismaking & demo
Kennismaking & demo
We starten altijd met een kennismaking. We kijken of er een klik is. Jullie uitdagingen, onze aanpak past dat bij elkaar? We bespreken jouw uitdagingen en wensen. Wat is de huidige situatie en waar liggen de pijnpunten. Wat verwacht je van een nieuw systeem.
Demo op maat
Om je een goede indruk te geven van de mogelijkheden maken we een demo op maat die we vervolgens met je doornemen. Als er genoeg vertrouwen en een goede basis is om verder te gaan, maken wij een inventarisatievoorstel. Daarin denken wij na over wat we moeten inventariseren om een voorstel voor een vaste prijs uit te kunnen brengen.
Inventarisatie
We starten met inventariseren. Interviews met key-users en afdelingen om in kaart te krijgen waar de oplossing aan moet voldoen om een succesvolle implementatie te kunnen draaien. Alle informatie die we nodig hebben om een implementatieplan en voorstel op te kunnen stellen.
Voorstel
We presenteren het voorstel, de offerte en projectplan. Uitleg over scope, aanpak, timing, kosten. Ruimte voor vragen en aanpassingen. Bij akkoord: ondertekening.
Fase 2 - Projectstart
Kick-off
Je ontmoet je projectteam (projectmanager + developers). We bespreken de planning, communicatie en verwachtingen. Iedereen weet wat er gaat gebeuren en wanneer.
Data verzameling
Jij verzamelt de benodigde data: klanten, producten, prijzen, leveranciers. We geven templates en helpen je om alles goed te structureren.
Fase 3 - Ontwerp & configuratie
Workshops
Per proces (verkoop, inkoop, voorraad, productie) houden we workshops. We documenteren hoe het moet werken in Odoo en maken keuzes over de inrichting. Jij kent je bedrijf, wij kennen Odoo - samen maken we het beste plan.
Systeem bouwen
We bouwen je Odoo omgeving in een testomgeving. Configuratie van modules, maatwerk ontwikkeling (indien nodig), koppelingen voorbereiden. Je kunt meekijken en krijgt regelmatig updates.
Review momenten
Elke 1-2 weken laten we zien waar we staan. Jij test, geeft feedback, wij passen aan. Zo blijf je betrokken en weet je zeker dat het wordt zoals je wilt.
Fase 4 - Data migratie
Data opschonen
Jouw data wordt voorbereid en gecontroleerd. Klopt alles? Zijn alle velden compleet? We doen een testmigratie om te checken of het goed gaat.
Definitieve import
De echte data gaat in de testomgeving. Jij controleert of alles klopt: alle klanten binnen? Prijzen goed? Voorraad correct? We lossen eventuele problemen direct op.
Fase 5 - Trainen & testen
Training
We trainen je team. Key-users krijgen uitgebreide training, eindgebruikers korte praktische sessies. Iedereen leert wat ze moeten kunnen voor hun werk.
Testen
Jouw team test het systeem intensief. Echte scenario's doorlopen. Werkt alles? Klopt het? Bevindingen worden genoteerd en opgelost.
Acceptatie
Als alles werkt zoals afgesproken, teken je het systeem akkoord. Planning voor go-live wordt definitief.
Fase 6 - Go live
Voorbereiding
Laatste data refresh (meest actuele gegevens). Technische voorbereiding. Go-live checklist doorlopen. We plannen dit vaak in een weekend of avond om minimale impact te hebben.
Live moment
Het systeem gaat live. Wij zijn aanwezig (fysiek of online) om direct te helpen als er iets niet klopt. Je team kan starten met werken in het nieuwe systeem.
Support
De eerste 2-4 weken zijn we extra alert en beschikbaar. Intensieve support, snelle reacties, bijsturen waar nodig. We laten je niet in de steek.
Fase 7 - Jarenlange samenwerking
Zekerheidspakket
Maandelijks abonnement voor support, updates en kleine aanpassingen. Vaste kosten, geen verrassingen. Je systeem blijft up-to-date en we staan klaar als je ons nodig hebt.
Doorontwikkeling
Je bedrijf groeit, Odoo groeit mee. Nieuwe modules, extra maatwerk, nieuwe koppelingen - het kan allemaal. We maken een offerte, jij beslist.
Een succesvolle implementatie is teamwork
Een goede implementatie lukt alleen als we beiden onze rol goed invullen. Dit verwachten we van elkaar.
JijWat we van jou verwachten
- Beschikbaarheid key-user(s)Je stelt key-users beschikbaar voor workshops, trainingen en testen. Zij zijn cruciaal voor het succes.
- Tijdige beslissingenAls we keuzes moeten maken, neem je die binnen afgesproken tijd. Geen beslissing is ook een beslissing (en vertraagt het project).
- Eerlijke communicatieAls iets niet duidelijk is, of je hebt zorgen, zeg het. We kunnen alleen helpen als we weten wat speelt.
- Data aanleverenJe levert de benodigde data aan volgens planning. We helpen je hierbij, maar de basis data ken jij het beste.
- Testen en feedbackJe test het systeem serieus en geeft concrete feedback. 'Het werkt niet' is niet genoeg, we moeten weten wat niet klopt.
KJWat je van ons mag verwachten
- Transparante communicatieWe houden je op de hoogte, delen voortgang, en melden direct als er iets anders gaat dan gepland.
- Expertise & adviesWe adviseren je eerlijk. Als standaard beter is dan maatwerk, zeggen we dat. Als iets niet kan, zeggen we dat ook.
- BereikbaarheidWe zijn bereikbaar. Niet altijd direct, maar je krijgt altijd binnen 24 uur (werkdagen) een reactie.
- KwaliteitWe leveren wat we beloven. Bugs lossen we kosteloos op. Als iets niet werkt zoals afgesproken, maken we het in orde.
- FlexibiliteitProcessen veranderen, inzichten groeien. Binnen redelijke grenzen passen we ons aan zonder direct over meerwerk te praten.
Communicatie tijdens het project
Goede communicatie voorkomt misverstanden. Dit zijn onze afspraken:
Vaste contactpersonen
Je hebt één vaste projectmanager als aanspreekpunt. En verder praat je direct met iedereen van het projectteam wanneer nodig.
Periodieke overleggen
Wekelijkse of tweewekelijkse voortgangsmeetings (afhankelijk van fase). Agenda vooraf, notulen achteraf.
Contact
Tussendoor vragen? Je kunt mailen, bellen of appen. We reageren binnen 24 uur (werkdagen), vaak sneller.
Escalatie
Als iets mis gaat of vastloopt, kun je altijd escaleren naar management. Geen vraag is te gek.
Eerlijk over uitdagingen
Niet elk project verloopt vlekkeloos, sterker nog ze hebben bijna altijd hobbels die we in het begin niet voorzien hebben. En ook wij maken fouten, daarom zijn we transparant over wat kan gebeuren en hoe we het oplossen.
Vertraging in aanlevering
Wat: Klant levert data te laat aan.
Impact: Planning schuift op.
Oplossing: We communiceren direct impact en maken nieuwe planning.
Scope wijzigingen
Wat: Tijdens project blijkt dat er meer/andere functionaliteit nodig is.
Impact: Kan extra tijd en kosten betekenen.
Oplossing: We bespreken het, maken offerte voor meerwerk, jij beslist.
Technische obstakels
Wat: Bepaalde koppeling of functie blijkt complexer dan gedacht.
Impact: Kan vertraging opleveren.
Oplossing: We zoeken alternatieven, bespreken opties, passen aan.
Te weinig beschikbaarheid
Wat: Key-users hebben te weinig tijd voor project.
Impact: Training en testen komen in gedrang.
Oplossing: We bespreken prioriteit en herplannen indien nodig.
Wat maakt een implementatie succesvol?
Op basis van 50+ Odoo implementaties weten we wat het verschil maakt tussen een geslaagd en moeizaam project.
Bekijk alle casesDraagvlak
Directie/management moet achter het project staan en dit uitdragen. Anders wordt het geen succes.
Tijd key-users
De key-users moeten écht tijd krijgen. Niet 'ertussen door' maar voldoende uren per week.
Flexibel
Een nieuw ERP betekent vaak proceswijziging. Als het team niet wil veranderen, wordt het lastig.
Realistische verwachtingen
Odoo is krachtig maar geen wondermiddel. Processen moeten kloppen, data moet goed zijn.
Besluitvaardigheid
Snelle beslissingen houden het project in beweging. Te lang overleggen vertraagt.
Open communicatie
Zeg het als iets niet duidelijk is. We kunnen alleen helpen als we weten wat speelt.
Veelgestelde vragen
Ja, fasering is mogelijk. We adviseren wel om in logische blokken te werken (bijv. volledige handelsproces in één keer). Dit bespreken we tijdens intake.
We maken een offerte voor aanvullende wensen. Jij beslist of je dat wilt. Binnen redelijke grenzen proberen we altijd mee te bewegen zonder direct over kosten te praten.
Key-users: 4-8 uur per week gemiddeld. Eindgebruikers: vooral tijdens trainingen (2-4 uur totaal). Management: 1-2 uur per week voor updates.
Alle projecten worden gedocumenteerd. Er zijn altijd meerdere mensen die jouw project kennen. We werken niet met single points of failure.
We communiceren dit direct zodra we het zien aankomen. We bespreken oorzaak en nieuwe planning. Als het aan ons ligt, is dit gratis. Als het aan gewijzigde scope ligt, bespreken we meerwerk.
Klaar om te starten?
Nu je weet hoe we werken, laten we kennismaken. In een vrijblijvend gesprek bespreken we jouw situatie en kijken we of we bij elkaar passen.