Je hebt drie offertes op je bureau. De eerste zegt 45.000 euro. De tweede 95.000. De derde 135.000. Voor hetzelfde project. Herkenbaar?
Dit gebeurt wekelijks. Niet bij uitzondering, maar als regel. De vraag is niet wie gelijk heeft. De vraag is waar die verschillen vandaan komen en wat jij daarmee doet.
In dit artikel lees je hoe een Odoo-implementatie echt is opgebouwd, welke kostenposten altijd terugkomen en waarom de laagste offerte zelden de goedkoopste eindrekening oplevert.
Waarom offertes zo uit elkaar lopen
Drie oorzaken verklaren bijna al die prijsverschillen. Ze zitten niet in de software, want Odoo is voor iedereen hetzelfde.
Oorzaak één: wat valt eronder. De ene partner offreert alleen de implementatie zelf. De ander rekent datamigratie, training, integraties en drie maanden nazorg mee. Reken die posten er los bij en het prijsverschil verdampt.
Oorzaak twee: het uurtarief. Offshore-ontwikkelaars kosten rond de veertig euro per uur. Nederlandse senior consultants tikken 150 euro aan. Je betaalt niet voor uren, je betaalt voor wat die uren opleveren. En voor de vraag of je in het Nederlands kunt bellen als iets urgent is.
Oorzaak drie: hoe hard is de prijs. Sommige partijen leggen een "indicatie" neer en rekenen achteraf af op werkelijk gemaakte uren. Andere geven een vaste prijs waar ze aan gehouden zijn. Dat is niet hetzelfde document, ook al heet het allebei offerte.
De vier kostenposten die altijd terugkomen
Bij elke Odoo-implementatie zie je dezelfde vier posten. Wie ze niet vooraf benoemt, laat je later de rekening zien.
1. Licenties
Odoo rekent per gebruiker per maand. Bij Standard betaal je circa 31 euro. Bij Custom zit je op ongeveer 46 euro. De Community-versie is gratis in licentie, maar vraagt elders om compromissen. We schreven daar een apart artikel over.
2. Implementatie-uren
Dit is de grootste post. Hier zit analyse, inrichting, datamigratie, testen, training en go-live onder. Voor een MKB-bedrijf met 15 tot 25 gebruikers reken je op 40.000 tot 90.000 euro, afhankelijk van complexiteit.
3. Maatwerk
Standaard Odoo dekt zo'n 80 procent van de processen bij de meeste bedrijven. Voor die laatste 20 procent is soms maatwerk nodig. Wij houden dat zo klein mogelijk. Standaard is goedkoper in aanschaf én in onderhoud bij elke nieuwe Odoo-versie.
4. Hosting en beheer
Odoo.sh, Odoo Online of zelf hosten. Elke keuze heeft een ander prijskaartje. Reken op 50 tot 500 euro per maand, afhankelijk van omvang en type installatie.
De verborgen post: meerwerk
Hier gaat het bij veel projecten mis. Meerwerk staat niet in de eerste offerte. Niet omdat de partner het verzwijgt, maar omdat het nog niet bestaat op het moment van tekenen.
Binnen een urencontract stapelt meerwerk snel op. Tien kleine wijzigingen van duizend euro per stuk. Een datamigratie die complexer blijkt dan gedacht. Een integratie die opnieuw moet. Voor je het weet, staat het projectbudget 30 procent boven de oorspronkelijke schatting.
Dat is geen kwade wil. Zo zijn urencontracten nou eenmaal gebouwd.
Waarom een vaste prijs het anders doet
Wij werken alleen met vaste prijzen. Niet omdat dat makkelijk voor ons is, maar omdat het eerlijk is voor jou.
Bij een vaste prijs leggen we de scope vooraf volledig vast. We analyseren je processen, bepalen wat er nodig is en zetten die afspraken op papier. Daarna maken we een prijs die staat tot aan go-live.
Schatten we iets verkeerd in? Dan is dat ons risico. Komen er dingen bovendrijven die jij niet had verteld? Dan is dat een nieuw project, geen verborgen meerwerk.
Dit betekent dat onze analysefase iets langer duurt dan bij andere partijen. Klopt. Die tijd verdien je later dubbel en dwars terug.
Een realistische prijsrange voor het MKB
Omdat we deze vraag dagelijks krijgen, hier een indicatie op basis van tientallen vaste-prijstrajecten.
- Klein MKB (5 tot 15 gebruikers): 25.000 tot 50.000 euro
- Middelgroot MKB (15 tot 50 gebruikers): 50.000 tot 150.000 euro
- Groter MKB (50 tot 150 gebruikers): 150.000 tot 400.000 euro
Deze bedragen dekken implementatie en maatwerk. Licenties en hosting tellen los. Belangrijker nog: dit zijn indicaties. Jouw processen bepalen uiteindelijk de prijs. Precies daarom voeren we eerst het gesprek.
Wat kost niks doen eigenlijk?
Een vraag die te weinig gesteld wordt. Vijf jaar te lang wachten met moderniseren, wat kost dat aan dubbele administraties, Excel-kunstgrepen, gemiste kansen en gefrustreerde medewerkers? Onze ervaring: meer dan de implementatie zelf.
Veelgestelde vragen
Hoelang duurt een Odoo-implementatie gemiddeld?
Voor het MKB reken je op drie tot acht maanden, afhankelijk van omvang en complexiteit. Een vaste prijs werkt met vaste mijlpalen, dus je weet vooraf wanneer je live gaat.
Zit nazorg standaard inbegrepen?
Bij ons wel. Drie maanden gratis support na live-gang zit standaard in iedere vaste-prijsofferte. Wat daarna volgt, regelen we in een servicecontract op jouw maat.
Kan ik later met extra modules uitbreiden?
Ja. Odoo is modulair, dus je start met wat je nu nodig hebt en bouwt later uit. We denken daar vanaf de start over mee, zodat de basis klopt voor wat nog komt.
Wat als de scope verandert tijdens het project?
Dan bespreken we de impact en maken we samen een keuze. Binnen of buiten scope is een eerlijk gesprek, niet een verborgen meerwerk-factuur achteraf.
Klaar voor een eerlijke berekening?
Stuur ons je situatie, dan werken we een vaste-prijsofferte uit. Geen schattingen, geen open einden. Een prijs die staat tot aan je go-live.