Consultants zijn verkopers. Geen verkoop-verkopers, maar ze moeten wel hun traject binnenhalen. Dat betekent: de eerste gesprekken zijn optimistisch, realistisch maar met een glimlach, en een aantal harde waarheden blijven onuitgesproken.
Dit artikel geeft je zes van die waarheden. Niet om je bang te maken, maar om je beter voor te bereiden. Een goed geïnformeerde klant krijgt een beter project.
1. De analyse-fase is het belangrijkste deel, niet de bouw
Iedereen kijkt naar de bouwfase. Dat is waar de software aangepast wordt, waar je ziet dat er iets gebeurt. Maar 80 procent van het succes wordt bepaald in de analyse-fase, die drie tot vijf weken duurt voordat er iets gebouwd is.
Slechte analyse = elke fase daarna moeizaam. Goede analyse = resterend project loopt soepel. Consultants zeggen dit niet graag hardop, want "drie weken praten en schrijven" klinkt voor de klant als dure lucht.
Wat je zelf doet
Duw op kwaliteit in de analyse. Stel kritische vragen, neem de tijd, laat niks in het midden hangen. Als je consultant dit niet waardeert, heb je een probleem-consultant.
2. Je interne tijd is de grootste kostenpost die niet in de offerte staat
Offerte: 75.000 euro. Wat de offerte niet zegt: jouw team moet 10-15 procent van hun tijd aan dit project besteden, anders faalt het. Voor een MKB-organisatie van 30 medewerkers is dat 450-700 uur per jaar aan interne inzet.
Reken dat uit in euros. Voor 30 medewerkers is dat misschien 30.000-50.000 euro aan interne uren. Je offerte van 75.000 is in werkelijkheid een projectinvestering van 120.000.
Consultants vertellen dit niet omdat het optelsom-shock is. Maar als je interne tijd niet toewijst, valt het project om. Hardere waarheid: je moet het toch doen.
3. Je eerste maanden na go-live zijn hels, ook bij een goed project
Go-live wordt gepresenteerd als een eindpunt. Je viert het, feest kleine mijlpaal af, denkt dat het klaar is. Fout. Go-live is het begin van de échte uitdaging: adoptie.
De eerste twee tot drie maanden na go-live zijn bijna altijd moeilijk. Gebruikers klagen (nieuw systeem, andere workflows), bugs duiken op, kleine aanpassingen stapelen op. Dat is normaal en hoort erbij. Consultants noemen dit nauwelijks, want het verkoopt slecht.
Wat je daarmee doet
Reken op drie moeilijke maanden. Zorg dat je team dat ook weet (verwachtingen managen!). Zorg voor een goede nazorg-afspraak met je consultant, zonder plotselinge facturen.
4. Maatwerk is een glijdende schaal, geen binaire keuze
In het eerste gesprek: "We hebben misschien wat maatwerk nodig." In week acht: maatwerk blijkt 40 procent van de implementatie. Hoe gebeurt dat?
Elke wens die net niet in standaard Odoo past, triggert een keuze. Accepteren we dat, of passen we het systeem aan? Als je bij elk zo'n keuze "aanpassen" kiest, bouw je onbedoeld een sterk gecustomiseerd systeem dat moeilijk te onderhouden is.
De vuistregel
80 procent van je processen moet op standaard Odoo draaien. Maximaal 20 procent mag maatwerk zijn. Als je boven 30 procent komt, is iets fundamenteel mis: je bedrijf zit in nichemarkt, of je bent te vasthoudend aan oude workflows.
5. Je scope-document wordt niet door iedereen gelezen
Je tekent een scope-document van 40 pagina's. Alles staat erin. Drie maanden later blijkt dat de finance-afdeling "dacht dat module X wel in scope zat", en nu moet dat erbij. Nacalculatie, meerwerk, discussie.
Reality check: niemand leest 40 pagina's scope-document met aandacht. Iedereen scant, slaat details over, en heeft aannames. Dat is niet om-je-klant-te-pakken, dat is menselijke aandacht.
De oplossing
Een scope-document van 40 pagina's wordt niet gelezen. Eentje van 10 pagina's wel. Condenseer. Maak een executive summary van 2 pagina's die de essentie vangt. Deel die met iedereen die stakeholder is voordat er getekend wordt. Laat ze akkoord geven op de essentie, dan hebben ze alignment.
6. De beste consultants zijn niet degenen die alles weten
In selectiegesprekken vraag je naar ervaring. Je luistert naar wie het meeste weet. Fout. De beste consultants zijn degenen die het meeste luisteren.
Een consultant die in het eerste gesprek veel vragen stelt, tegen je invliegt op onuitgesproken aannames, en je processen probeert te begrijpen vóór hij oplossingen voorstelt, is een topper. Een consultant die vooral vertelt hoe goed zijn methode is, is waarschijnlijk een verkoopconsultant.
Test-vraag
Stel in het eerste gesprek iets ongrammaticaals of onverwachts. Bijvoorbeeld: "We hebben geen boekhouder meer, die hadden we laten gaan." Goede consultants vragen door. Minder goede luisteren alleen naar het verhaal dat ze willen horen.
Wat je hiermee doet
Dit artikel is geen waarschuwing om geen ERP-project te starten. Het is precies het tegenovergestelde. Met deze zes waarheden in je achterhoofd maak je betere keuzes, stel je betere vragen en kies je een betere partner.
De hardste waarheid: ERP-projecten zijn moeilijk. Daar valt niks aan te doen. Wel kun je kiezen voor een project met open ogen in plaats van een waarin je na drie maanden boos wakker wordt.
Veelgestelde vragen
Is een vaste prijs een garantie tegen deze problemen?
Geen volledige garantie. Een vaste prijs lost scope-creep en nacalculatie-verrassingen op. Niet je eigen interne tijd, niet de go-live-hels, niet de maatwerk-glibber. Een goede partner helpt met die andere issues, vaste prijs of niet.
Hoe herken ik in de sales-fase al een betrouwbare partner?
Ze stellen meer vragen dan ze antwoorden geven. Ze zijn niet bang om nee te zeggen of iets buiten scope te verklaren. Ze hebben referenties die willen bellen, niet alleen logo's op de website.
Moet ik echt 10-15 procent van interne tijd besteden?
Voor zinvolle betrokkenheid wel. Je projectleider minimaal 25 procent, key-users per afdeling 10-15 procent tijdens de actieve fase. Minder dan dat en jouw project wordt door de consultant gedefinieerd, niet door jou.
Hoe lang duurt de adoptie-fase na go-live?
Eerste twee weken: acute vragen en kleine issues. Maand één: workflow-finetuning. Maand twee en drie: stabilisatie. Na vier tot zes maanden voelt het systeem als "gewoon" voor je team. Dat duurt langer dan de meeste planning-charts aangeven.
Een eerlijk gesprek over jouw project?
Plan een kennismakingsgesprek. We vertellen je wat we wél weten, wat we niet weten, en wat er anders gaat dan je verwacht.