Als je overstapt naar Odoo, is de eerste vraag van je accountant meestal: "Werkt dat ook volgens de Nederlandse regels?" Terechte vraag. Hieronder staat wat Odoo wel en niet doet voor de Nederlandse boekhouding, welke rapportages erin zitten en hoe je accountant er toegang toe krijgt.
Wat Odoo boekhouding doet
Odoo Accounting is een volwaardig boekhoudpakket, niet een bijrol naast een ERP. Dagboeken, grootboek, debiteuren, crediteuren, vaste activa, periode- en jaarafsluiting: alles zit erin.
Voor de Nederlandse markt zijn drie dingen belangrijk: BTW-aangifte, het Nederlandse rekeningschema en elektronische facturatie via Peppol. Alle drie werken in Odoo, maar niet altijd standaard. Goede inrichting scheelt later hoofdpijn.
BTW-aangifte
Odoo maakt op basis van je facturen en boekingen automatisch je BTW-aangifte op. Werkt met alle Nederlandse tarieven (0, 9 en 21 procent) en met de aparte regels voor verkopen aan andere EU-landen. Je controleert de uitkomst voordat de aangifte de deur uit gaat.
De daadwerkelijke verzending naar de Belastingdienst loopt meestal via je accountantssoftware, of via een aparte module die met Digipoort koppelt. We regelen dat bij implementatie.
Het Nederlandse rekeningschema
Het Referentie GrootboekSchema (RGS) is de Nederlandse standaard voor rekeningnummers. Odoo heeft een Nederlands lokalisatiepakket waarin RGS standaard zit. Bij implementatie zetten we dat aan, en daarna kan je accountant rapportages draaien volgens de Nederlandse standaard. Geen gedoe.
Elektronische facturatie via Peppol
Voor de Nederlandse centrale overheid is elektronisch factureren al jaren verplicht. Voor verkoop tussen bedrijven onderling komt er stapsgewijs Europese regelgeving aan. Wie nu al overstapt op Peppol, is op tijd.
Odoo werkt met het Europese standaard-formaat voor e-facturen. Praktisch: elke uitgaande factuur kan automatisch ook als e-factuur naar de klant. Inkomende e-facturen van leveranciers leest Odoo automatisch in en boekt ze in de juiste rekeningen.
Bankkoppelingen en betalingen
Odoo koppelt met alle Nederlandse grootbanken. Bankmutaties komen dagelijks binnen via een veilige Europese bankkoppeling (PSD2). Het afletteren met openstaande facturen gebeurt grotendeels automatisch, met suggesties voor wat niet meteen matcht.
SEPA-betalingen exporteer je als XML-bestand of voer je direct uit via de bankkoppeling. Automatische incasso werkt standaard, inclusief het beheer van toestemmingen die klanten hebben afgegeven.
Hoe je accountant toegang krijgt
Je accountant krijgt zijn eigen login. Bij een Odoo Online-licentie kost dat niets extra als hij vooral meekijkt en rapporteert. Boekt hij zelf actief mee, dan telt hij als reguliere gebruiker.
Toegang stel je per rol in: een boekhouder kan alles zien en boeken, een administrateur leest mee en draait rapportages, een gastgebruiker dient alleen eigen declaraties in. Fijn instelbaar per persoon.
Samenwerken met je administratiekantoor
De meeste Nederlandse administratiekantoren kennen Exact in hun slaap en Odoo nog niet. Dat is geen showstopper.
Liever helemaal in zijn eigen systeem blijven? Ook prima. Dan exporteren we periodiek de data in het formaat dat hij gebruikt.
Rapportages die je accountant wil zien
Standaard in Odoo beschikbaar:
- Balans en winst- en verliesrekening: actueel en vergelijkend over perioden
- Grootboek: alle boekingen per rekening, filterbaar op periode en dimensie
- Proef- en saldibalans: standaard controle-rapport
- Ouderdomslijsten: debiteuren en crediteuren met leeftijd van openstaande posten
- BTW-overzicht: per periode, per tarief, met detailregels
- Boekingsjournaal: volledig per dagboek
Elk rapport exporteer je naar PDF of Excel. Voor controles van de Belastingdienst genereert Odoo een auditbestand in het standaard XAF-formaat.
Boekjaar afsluiten
Odoo ondersteunt maand- en kwartaalafsluitingen. Boekingen in een afgesloten periode kunnen alleen mensen met expliciete rechten. De jaarafsluiting genereert automatisch je openingsbalans.
Voor Nederlandse jaarrekeningen volgens de KvK-standaarden (micro-, klein- of middelgroot) werken we met aanvullende templates die we bij implementatie meeleveren.
Wat Odoo niet doet (en hoe we dat oplossen)
Sommige branches hebben hele specifieke regels. Denk aan landbouwsubsidies of zorgfinanciering. Die zitten niet standaard in Odoo. We bouwen ze als module bij of regelen ze via een gespecialiseerde koppeling.
Horizontaal toezicht (de afspraak met de Belastingdienst over fiscale samenwerking) wordt ondersteund, maar vraagt een goede inrichting. Niet iets waar je per ongeluk in loopt.
Veelgestelde vragen
Ja. Het zit in het Nederlandse lokalisatiepakket dat we bij implementatie installeren. Daarna draait je accountant zonder extra werk rapportages volgens de Nederlandse standaard.
Odoo maakt de aangifte op basis van je boekingen. Je controleert de uitkomst, en je accountant verzendt hem via zijn vaste route naar de Belastingdienst. Werkt voor maandaangifte of kwartaalaangifte, afhankelijk van je omzet.
Een beetje. Odoo werkt anders dan Exact of Twinfield, dus er is een korte gewenningsperiode van een paar uur. Daarna is de ervaring meestal positief: rapportages zijn sneller, en je accountant ziet vanuit één systeem ook de onderliggende verkoop, voorraad en projecten.
Ja, mits goed ingericht. Audit-trail, versiebeheer en afgesloten perioden zijn standaard ondersteund. Voor bedrijven met horizontaal toezicht doen we bij implementatie een aanvullende controle.
Vragen van je accountant?
Laat je accountant gerust met ons bellen. We beantwoorden technische vragen over Nederlandse boekhouding in Odoo zonder verkooppraat.