Wie is Spotta
Elke week verstuurt Spotta tientallen miljoenen folders. Ze belanden bij 8,3 miljoen huishoudens door heel Nederland, verpakt, gesorteerd en op tijd bezorgd door een landelijk netwerk van 19.000 bezorgers. Spotta is marktleider in brievenbusreclame en verzorgt folderverspreiding, sampling en huis-aan-huisbladen voor grote landelijke retailers en merken. Ruim 400 collega's werken vanuit Utrecht, Meppel en Eindhoven aan commercie, operatie en de ondersteunende afdelingen daarachter.
Achter die schaal zit een verkooporganisatie die drie totaal verschillende soorten klanten bedient. New Market jaagt op nieuwe klanten. Retail werkt met de grote landelijke ketens. Binnendienst pakt de aanvragen op die via de website binnenkomen en bedient het MKB. Drie teams, drie manieren van werken, drie verkoopfunnels.
Al die verkoopactiviteit liep jarenlang via Salesforce. Tot Spotta besloot: dat gaat veranderen.
Achter die schaal zit een verkooporganisatie die drie totaal verschillende soorten klanten bedient. New Market jaagt op nieuwe klanten. Retail werkt met de grote landelijke ketens. Binnendienst pakt de aanvragen op die via de website binnenkomen en bedient het MKB. Drie teams, drie manieren van werken, drie verkoopfunnels.
Al die verkoopactiviteit liep jarenlang via Salesforce. Tot Spotta besloot: dat gaat veranderen.
De uitdaging: één bedrijf overzetten, zonder iets kapot te maken
De opdracht klinkt simpel. Vervang Salesforce door Odoo. De praktijk was dat allerminst.
Er stond een harde deadline: op 1 juni 2026 moest Spotta live zijn. Geen ruimte om onderweg de werkwijze te herontwerpen. Eerst alles laten werken zoals het werkte, dan pas verbeteren. Dat klinkt behapbaar, tot je ziet hoeveel er onder de motorkap zit.
Spotta verkoopt geen standaardproduct met een vaste prijs. Een folderpakket heeft een gewicht, en dat gewicht bepaalt een toeslag via een staffel. Maar de contracten met grote retailketens zijn niet allemaal gelijk: de ene keten betaalt een ander tarief voor exact dezelfde gewichtsklasse dan de andere. Sommige klanten bestellen een eenmalige folderverspreiding. Andere leggen een jaarcontract vast met bijvoorbeeld twaalf verspreidingen, waarbij de losse opdrachten wekelijks ergens anders worden ingevoerd maar wel zichtbaar moeten blijven in het totaalbeeld.
Daar bovenop komt de procuratieflow. Wie mag welke korting geven, op welk product, bij welk bedrag? Bij een organisatie met drie verkoopteams en grote financiële belangen per contract is dat geen bijzaak. Dat is de kern van hoe verantwoord verkocht wordt.
En dan is er Moos. Spotta draait operationeel op een eigen maatwerksysteem, met een technische koppeling die nauwkeurig moet kloppen: welke velden erin mogen, in welke volgorde, wat er gebeurt als een veld ontbreekt of niet bestaat in de onderliggende structuur. Fouten hierin raken niet een rapportage. Ze raken de bezorging van folders bij miljoenen huishoudens.
HERKENBAAR, TOCH?
Een systeem vervangen dat al jaren meedraait is nooit alleen een technisch project. Jaren aan historische klantdata, contactpersonen en documenten die mee moeten. Het zijn processen die nergens op papier staan, maar wel in de hoofden van mensen die er dagelijks mee werken. Precies daarom begon dit traject niet met bouwen, maar met kijken en luisteren.
Er stond een harde deadline: op 1 juni 2026 moest Spotta live zijn. Geen ruimte om onderweg de werkwijze te herontwerpen. Eerst alles laten werken zoals het werkte, dan pas verbeteren. Dat klinkt behapbaar, tot je ziet hoeveel er onder de motorkap zit.
Spotta verkoopt geen standaardproduct met een vaste prijs. Een folderpakket heeft een gewicht, en dat gewicht bepaalt een toeslag via een staffel. Maar de contracten met grote retailketens zijn niet allemaal gelijk: de ene keten betaalt een ander tarief voor exact dezelfde gewichtsklasse dan de andere. Sommige klanten bestellen een eenmalige folderverspreiding. Andere leggen een jaarcontract vast met bijvoorbeeld twaalf verspreidingen, waarbij de losse opdrachten wekelijks ergens anders worden ingevoerd maar wel zichtbaar moeten blijven in het totaalbeeld.
Daar bovenop komt de procuratieflow. Wie mag welke korting geven, op welk product, bij welk bedrag? Bij een organisatie met drie verkoopteams en grote financiële belangen per contract is dat geen bijzaak. Dat is de kern van hoe verantwoord verkocht wordt.
En dan is er Moos. Spotta draait operationeel op een eigen maatwerksysteem, met een technische koppeling die nauwkeurig moet kloppen: welke velden erin mogen, in welke volgorde, wat er gebeurt als een veld ontbreekt of niet bestaat in de onderliggende structuur. Fouten hierin raken niet een rapportage. Ze raken de bezorging van folders bij miljoenen huishoudens.
HERKENBAAR, TOCH?
Een systeem vervangen dat al jaren meedraait is nooit alleen een technisch project. Jaren aan historische klantdata, contactpersonen en documenten die mee moeten. Het zijn processen die nergens op papier staan, maar wel in de hoofden van mensen die er dagelijks mee werken. Precies daarom begon dit traject niet met bouwen, maar met kijken en luisteren.
Waarom KJ Software
Voor een organisatie van deze schaal is een verkeerde partnerkeuze een duur risico. Spotta koos voor een aanpak die begon met grondig uitvragen: gesprekken met mensen uit verschillende afdelingen, van verkoop tot operatie, om precies te snappen hoe het werk nu liep voordat er ook maar één scherm werd ingericht. Elke bevinding kreeg een eigen code, gekoppeld aan de oorspronkelijke requirementslijst van Spotta zelf. Zo verdween niets tussen wal en schip.
De vaste prijs voor het maatwerk gaf houvast in een project waar de technische onzekerheid groot was. Niemand wist vooraf tot in detail hoe de koppeling met Moos zich zou gedragen. Een duidelijke afspraak vooraf over wat dat maatwerk kost, hielp om dat risico dragelijk te houden.
MAAR IS DAT NIET SPANNEND, ZO'N NICHE-BRANCHE UITLEGGEN AAN EEN BUITENSTAANDER?
Ja. Een implementatiepartner die nog nooit van een gewichtsstaffel of een klantinstructie had gehoord, moest wel eerst díe taal leren voordat er vertrouwen kon ontstaan. Eigen Nederlandse developers die rechtstreeks meedachten over de koppeling met Moos, zonder tussenlagen, maakte dat een stuk behapbaarder.
De vaste prijs voor het maatwerk gaf houvast in een project waar de technische onzekerheid groot was. Niemand wist vooraf tot in detail hoe de koppeling met Moos zich zou gedragen. Een duidelijke afspraak vooraf over wat dat maatwerk kost, hielp om dat risico dragelijk te houden.
MAAR IS DAT NIET SPANNEND, ZO'N NICHE-BRANCHE UITLEGGEN AAN EEN BUITENSTAANDER?
Ja. Een implementatiepartner die nog nooit van een gewichtsstaffel of een klantinstructie had gehoord, moest wel eerst díe taal leren voordat er vertrouwen kon ontstaan. Eigen Nederlandse developers die rechtstreeks meedachten over de koppeling met Moos, zonder tussenlagen, maakte dat een stuk behapbaarder.
De aanpak: van inventarisatie tot pilot
Na de inventarisatie volgde een functionele specificatie die zich uitsluitend richtte op de must-haves. Alles wat mooi zou zijn maar niet noodzakelijk voor de livegang, ging naar een latere fase. Zo bleef het project behapbaar binnen de krappe tijdlijn.
De inrichting zelf verliep in helder afgebakende stappen. Eerst de technische basis: de Odoo-omgeving, inclusief een aparte stagingomgeving om veilig te kunnen testen. Daarna de configuratiesessies, module voor module: contacten, CRM, verkoop, dashboards, workflows en automatiseringen. Steeds samen met de functioneel beheerders van Spotta, die na elke sessie zelf verder oefenden. Zo kennen zij het systeem nu van binnen en van buiten.
Het zwaartepunt van het maatwerk lag bij de koppeling met Moos. Via KJ Connect, het eigen integratieplatform van KJ, wordt de klantinstructie vanuit Odoo doorgestuurd naar Moos. Elke aanpassing hierin doorliep eerst een grondige test in de ontwikkelomgeving, dan een controle in staging door de eigen mensen van Spotta, en pas daarna ging het pakket live. Twee partijen die allebei akkoord moesten geven voordat er een stap verder werd gezet.
Ook de complexe prijslogica kreeg een plek binnen de Odoo-standaard: gewichtsstaffels, toeslagen per hoofdproduct en verschillende prijsafspraken per klant, allemaal terug te vinden in prijslijsten die het team zelf kan beheren.
Drie jaar aan klantdata, producten en historische documenten verhuisden mee naar de nieuwe omgeving, zorgvuldig gefilterd zodat Spotta met een opgeschoonde basis begon in plaats van met oude ruis.
EN TOEN MOEST DE HELE ORGANISATIE ER NOG MEE LEREN WERKEN.
Acht workshops, opgezet volgens het train-de-trainer-principe. Steeds twee tot drie sleutelgebruikers per sessie, die de rest van hun team vervolgens zelf bijpraatten. Van de basis van Odoo tot het opmaken van offertes en het doorsturen van een klantinstructie naar Moos. Vier sessies op locatie, vier via Teams, met huiswerk na elke workshop.
De laatste stap voor de livegang was de pilot: een groep gebruikers die het systeem in de praktijk testte, waarna gezamenlijk werd bepaald wat een must-have was voor de livegang en wat kon wachten tot een vervolgfase. Zo bleef het risico beheersbaar en de scope scherp, precies zoals vooraf afgesproken.
De inrichting zelf verliep in helder afgebakende stappen. Eerst de technische basis: de Odoo-omgeving, inclusief een aparte stagingomgeving om veilig te kunnen testen. Daarna de configuratiesessies, module voor module: contacten, CRM, verkoop, dashboards, workflows en automatiseringen. Steeds samen met de functioneel beheerders van Spotta, die na elke sessie zelf verder oefenden. Zo kennen zij het systeem nu van binnen en van buiten.
Het zwaartepunt van het maatwerk lag bij de koppeling met Moos. Via KJ Connect, het eigen integratieplatform van KJ, wordt de klantinstructie vanuit Odoo doorgestuurd naar Moos. Elke aanpassing hierin doorliep eerst een grondige test in de ontwikkelomgeving, dan een controle in staging door de eigen mensen van Spotta, en pas daarna ging het pakket live. Twee partijen die allebei akkoord moesten geven voordat er een stap verder werd gezet.
Ook de complexe prijslogica kreeg een plek binnen de Odoo-standaard: gewichtsstaffels, toeslagen per hoofdproduct en verschillende prijsafspraken per klant, allemaal terug te vinden in prijslijsten die het team zelf kan beheren.
Drie jaar aan klantdata, producten en historische documenten verhuisden mee naar de nieuwe omgeving, zorgvuldig gefilterd zodat Spotta met een opgeschoonde basis begon in plaats van met oude ruis.
EN TOEN MOEST DE HELE ORGANISATIE ER NOG MEE LEREN WERKEN.
Acht workshops, opgezet volgens het train-de-trainer-principe. Steeds twee tot drie sleutelgebruikers per sessie, die de rest van hun team vervolgens zelf bijpraatten. Van de basis van Odoo tot het opmaken van offertes en het doorsturen van een klantinstructie naar Moos. Vier sessies op locatie, vier via Teams, met huiswerk na elke workshop.
De laatste stap voor de livegang was de pilot: een groep gebruikers die het systeem in de praktijk testte, waarna gezamenlijk werd bepaald wat een must-have was voor de livegang en wat kon wachten tot een vervolgfase. Zo bleef het risico beheersbaar en de scope scherp, precies zoals vooraf afgesproken.
Het resultaat
Spotta werkt nu in Odoo met drie verkoopteams die elk hun eigen funnel doorlopen, in plaats van drie teams die zich door één generiek systeem moesten wurmen. De complexe prijslogica, van gewichtsstaffels tot klantspecifieke tarieven, staat verankerd in het systeem zelf in plaats van in losse Excel-bestanden of het hoofd van een accountmanager.
De koppeling met Moos draait: een klantinstructie die vanuit een getekende offerte in Odoo ontstaat, gaat automatisch de deur uit naar het operationele systeem waar de daadwerkelijke folderverspreiding op draait. Precies het stuk dat het meest kon breken, is inmiddels het stuk dat het meest bewezen is.
Het project loopt inmiddels door in een vervolgfase, waarin verbeterpunten uit de pilot en de eerste weken productiegebruik stap voor stap worden opgepakt. Precies zoals vooraf was afgesproken: eerst zorgen dat alles werkt zoals het werkte, dan pas verbeteren.
Spotta aan het woord
De koppeling met Moos draait: een klantinstructie die vanuit een getekende offerte in Odoo ontstaat, gaat automatisch de deur uit naar het operationele systeem waar de daadwerkelijke folderverspreiding op draait. Precies het stuk dat het meest kon breken, is inmiddels het stuk dat het meest bewezen is.
Het project loopt inmiddels door in een vervolgfase, waarin verbeterpunten uit de pilot en de eerste weken productiegebruik stap voor stap worden opgepakt. Precies zoals vooraf was afgesproken: eerst zorgen dat alles werkt zoals het werkte, dan pas verbeteren.
Spotta aan het woord
Herken je dit?
Veel organisaties met complexe verkoopprocessen en een eigen maatwerksysteem lopen tegen dezelfde muur op: een CRM dat prima werkt tot het bedrijf te specifiek wordt voor de standaard. Verschillende teams, verschillende prijslogica, een koppeling met een systeem dat niemand anders kent.
KJ Software helpt organisaties zoals Spotta om dat over te zetten naar Odoo, zonder de eigen manier van werken op te offeren aan de standaard van een systeem.
Benieuwd wat dat voor jouw organisatie betekent? Plan een gesprek van 30 minuten.
