Voor een dienstverlener zijn uren het product. Als je ze niet grijpt, verdampen ze. Vijf minuten hier, tien daar, een vergadering die uitloopt en niemand schrijft het op. Over een jaar tel je het op en zie je het gat.
Dienstverleners hebben specifieke ERP-eisen. Projectregistratie, tijdregistratie, flexibele facturatie en helder marge-inzicht per project moeten naadloos in elkaar passen. Dit artikel legt uit hoe Odoo dat voor dienstverleners oplost.
Waarom dienstverlening een eigen aanpak vereist
Een productiebedrijf maakt een tastbaar product. Een groothandel verkoopt tastbare producten. Een dienstverlener verkoopt tijd en expertise. Dat verschil loopt door alles heen.
In plaats van voorraadbeheer heb je resourcebeheer. In plaats van productmarges heb je projectmarges. In plaats van orderverwerking heb je urenregistratie en factureerbaarheid. De ERP moet op dit andere ritme aansluiten.
Projectregistratie in Odoo
Project-hiërarchie
Elk project in Odoo heeft een klant, een verantwoordelijke, een einddatum en een budget. Onder een project hangen taken, die je toewijst aan teammedewerkers met deadlines en inschattingen.
Voor complexe projecten ondersteunt Odoo geneste sub-projecten, milestones en phases. Voor simpele projecten volstaat een platte takenlijst.
Budget versus besteed
Elk project toont budget (in uren of euros), besteed tot nu toe, verwacht eindresultaat en marge. Overschrijdingen zie je komen voordat ze gebeuren. Kleurgecodeerd, direct actionable.
Project-kanban met statussen
Projecten in kanban-weergave per fase: offerte, actief, on hold, afgerond, gearchiveerd. Sleep projecten tussen fases om statussen bij te werken, met automatische logging.
Tijdregistratie
Timesheets aan projecten
Medewerkers registreren uren tegen taken of projecten. Vier uur aan Project Alpha, twee aan Beta, een uur overleg. Direct zichtbaar in elke project-voortgangsoverzicht.
Mobiele registratie
Onderweg op locatie bij een klant, open de app, tik de tijd in en ga door. Wekelijks verzamelen in plaats van dagelijks bijhouden? Ook prima, maar minder accuraat.
Goedkeuringstrajecten
Weekstaat-goedkeuring door de projectmanager of teamleider voordat de uren gefactureerd worden. Dubbele controle voor zekerheid en compliance.
Onbelaste tijd (ziekte, verlof)
Uren niet-direct-factureerbaar (interne tijd, vergaderingen, ziekte) worden apart bijgehouden. Dashboard toont je utilisatiepercentage: hoe groot is het factureerbare deel van de totale beschikbare tijd?
Facturatie in alle vormen
Dienstverlening heeft geen standaard factureerringsmodel. Sommige klanten willen vaste prijs, andere uurwerk, anderen retainers, en weer andere een mix. Odoo ondersteunt alles.
Vaste prijs projecten
Factureer bij milestones: 30 procent bij start, 40 procent halverwege, 30 procent bij oplevering. Of facturatie op basis van complete afronding.
Uurwerk projecten
Uren op het einde van de maand verzameld, automatisch naar factuur. Klant-specifieke uurtarieven, projectkorting als afspraken lopen, overuren-tarieven.
Retainers
Maandelijks vast bedrag, met inbegrepen urenbudget. Onder het budget? Factuur gewoon. Boven het budget? Extra uren op uurwerk-basis. Odoo rekent automatisch uit wat dat maand kost.
Mengvormen
Een project is vaak deels vast, deels variabel. Vaste prijs voor implementatie, uurwerk voor wijzigingen na go-live. Odoo ondersteunt beide binnen één project.
Marge-inzicht per project
Voor elk project wordt de werkelijke marge bijgewerkt: omzet minus directe kosten (uren keer interne kostprijs, plus projectkosten zoals reisuren, licenties, materiaal). Die gegevens rollen op naar klant-marge, team-marge, maand-marge, jaar-marge.
Dit is waar dienstverleners vaak verrast worden. Ja, jullie hebben winst. Maar wel dankzij dertig procent van de klanten. De andere zeventig? Kostendekkend of verlies. Met Odoo zie je dat direct in plaats van pas bij jaarafsluiting.
Resource-planning
Welke medewerker is volgende maand beschikbaar voor nieuwe opdrachten? Wie zit al vol? Wie heeft ongebruikte capaciteit? Odoo's Planning module toont de beschikbaarheid per medewerker, naast lopende projecten en goedgekeurde toekomstige opdrachten.
Bij een aankomend project zie je direct welke medewerkers capaciteit hebben, plus hun uurtarief en ervaringsniveau. Zet samen met je commerciële collega het juiste team in.
Voor welke dienstverleners is Odoo geschikt?
- Consultancy-bureaus (strategisch, operationeel, technisch)
- Reclamebureaus en communicatiebureaus
- IT-dienstverleners en software-developers
- Accountants en administratiekantoren
- Juridische dienstverleners en advocatenkantoren
- Architecten- en engineeringbureaus
- Creatieve bureaus (design, content, video)
Range: 5 tot 200 medewerkers is de sweet spot. Voor zeer grote organisaties (500+ medewerkers) zijn gespecialiseerde PSA-systemen (Professional Services Automation) mogelijk beter, maar dat is een minderheid.
Veelgestelde vragen
Kan ik tijd registreren met de Outlook-agenda?
Ja. Via de Microsoft-integratie zet je agenda-events direct om in tijdregistratie. Voor medewerkers die hun dag in de agenda plannen, scheelt dit dubbele invoer.
Hoe zit het met utilisatie-rapportages?
Standaard dashboards tonen utilisatiepercentage per medewerker, team en afdeling. Vergelijking met targets, trends over de tijd, en drill-down naar welke projecten de tijd vrat.
Werkt het ook voor non-billable tijd zoals interne projecten?
Ja. Interne projecten (productontwikkeling, kennismanagement, marketing) registreren uren zonder factuur. Je ziet dan welk deel van de teamtijd daaraan besteed is.
Kan ik data exporteren naar mijn boekhouder?
Factuurdata en tijdregistratie gaan automatisch naar Odoo boekhouding. Voor externe accountants is export naar XAF, Excel of via directe koppeling beschikbaar.
Dienstverlening beter in de hand?
Plan een demo waarin we Odoo laten werken met een voorbeeldscenario uit jouw branche. Vraag waar je tegenaan loopt, dan laten we zien hoe het opgelost wordt.