Exact Online heeft zijn werk gedaan. Jarenlang was het perfect voor jouw bedrijf. Maar nu voel je het wringen. Je werkt met drie losse systemen omdat Exact niet alles kan. Je Excel-bestanden groeien. Je team klaagt over dubbele invoer.
Dan komt het moment dat Odoo in beeld komt. Eén platform voor alles: boekhouding, CRM, voorraad, offertes, projecten. Maar hoe stap je praktisch over? Wat gebeurt er met tien jaar historische data? En hoe zorg je dat het geen drama wordt?
Dit artikel is het stappenplan. Geen theorie, gewoon wat er feitelijk gebeurt bij een overstap van Exact naar Odoo.
Waarom bedrijven overstappen
Drie signalen komen terug in bijna elk gesprek.
Eerste: je hebt naast Exact een CRM, een voorraadsysteem en een webshop. Ze praten niet met elkaar. Medewerkers typen dingen dubbel over. Fouten stapelen op.
Tweede: je groeit. Van 8 naar 25 medewerkers, of van 25 naar 75. Wat in Exact prima paste, barst nu uit zijn voegen. Rapportages stikken, toegangsrechten zijn lastig, modules ontbreken.
Derde: je wilt digitaliseren. Offertes die automatisch in je boekhouding belanden. Voorraad die automatisch bijstelt bij levering. Dingen die in Exact niet kunnen zonder extra pakketten die het geheel duurder maken dan Odoo.
Wat migreert mee (en wat niet)
De meest gestelde vraag: gaat mijn data mee? Antwoord: de essentie wel, maar niet alles tot op de laatste detail. Dat is ook niet wat je wilt.
Wat standaard meegaat
Klanten, leveranciers en contactpersonen. Productstamgegevens inclusief prijzen, voorraadstanden en categorieën. Rekeningschema (aangepast aan Odoo-conventies). Openstaande vorderingen en schulden op moment van overgang. Vaste gegevens zoals btw-tarieven, grootboekrekeningen en dagboeken.
Wat een keuze is
Historische jaren. Je kunt ervoor kiezen om 2024, 2023 en 2022 volledig mee te nemen. Of alleen saldi op balansdatum. De eerste is duurder en zelden nuttig. De tweede is meestal genoeg. Je accountant heeft Exact nog als archief.
Budgetten, projecten en gelopen uren worden per geval bekeken. Vaak migreer je alleen lopende projecten en start je de rest vers.
Wat echt niet meegaat
Vormgeving van rapporten en factuurlayouts. Die bouwen we nieuw in Odoo, want Odoo werkt anders dan Exact. Aangepaste workflows in Exact worden niet één-op-één overgezet, maar opnieuw bekeken: "Wat wilde je hiermee bereiken? Hoe doen we dat in Odoo?"
Het technische pad
Vier fases, dezelfde als bij een reguliere Odoo-implementatie.
1. Analyse (drie tot vier weken)
We kijken hoe je Exact vandaag gebruikt. Welke modules, welke koppelingen, welke Excel-aanvullingen. Daaruit komt een blauwdruk van je toekomstige Odoo-inrichting plus een migratiestrategie voor de data.
2. Vaste prijs en afspraken (twee weken)
Op basis van de analyse maken we een vaste-prijsofferte voor de volledige overstap. Geen schatting. Een prijs die staat tot aan go-live.
3. Implementatie en migratie (drie tot zes maanden)
Parallel aan de inrichting van Odoo draaien we een testmigratie. Je data komt naar een test-omgeving, jij en je team werken er drie weken in alsof het echt is. Fouten vinden we nu, niet straks.
Dan maken we het productie-systeem klaar, doen een laatste data-cut vanuit Exact en zetten de switch om. Het weekend voor go-live werkt niemand in Exact, wij migreren de definitieve data.
4. Nazorg (drie maanden inbegrepen)
De eerste weken duiken er vragen op die je pas stelt als je het systeem echt gebruikt. We lossen ze op. Na drie maanden draait Odoo zoals het moet en loopt het over in een servicecontract.
Wat je accountant ervan vindt
Nederlandse accountants kennen Exact Online blind. Odoo kennen ze vaak nog niet. Dat hoeft geen probleem te zijn.
We richten Odoo in volgens de Nederlandse standaarden (RGS-conform, BTW-codes correct, SBR-ondersteuning). Je accountant krijgt een eigen login zonder extra kosten. Wij trainen hem of haar desgewenst in een sessie van twee uur.
De meeste accountants zijn na drie maanden enthousiaster over Odoo dan over Exact, omdat ze ineens in één systeem bij zowel de boekhouding als de achterliggende data kunnen.
Typische timeline
Voor een MKB-organisatie van 15 tot 40 medewerkers reken je op vijf tot zeven maanden vanaf eerste gesprek tot productief draaien. Daarbinnen:
- Weken 1 tot 4: analyse en blauwdruk
- Weken 5 tot 6: offerte en contract
- Weken 7 tot 20: inrichting, testmigratie, training
- Weken 21 tot 22: definitieve migratie en go-live
- Weken 23 tot 34: nazorg, bijstelling
Voor kleinere bedrijven is het korter (drie tot vijf maanden), voor grotere en complexere organisaties soms langer.
Veelgestelde vragen
Wat gebeurt er met mijn historische jaren?
Je hebt drie opties. Volledig migreren (duur, zelden nodig), alleen saldi op balansdatum migreren (standaard) of Exact als archief behouden met alleen inzage-account (goedkoopst).
Moet mijn accountant Odoo leren?
Een beetje, ja. Het scherm ziet er anders uit dan Exact. Na een sessie van twee uur kan een ervaren accountant prima werken in Odoo. Na een maand doet die het op de automatische piloot.
Kan ik parallel blijven draaien tijdens de overstap?
Drie weken in een testomgeving, ja. Parallel produceren we niet langer dan nodig, want dubbele invoer is vragen om problemen. Na de definitieve switch draai je alleen nog Odoo.
Wat kost een overstap gemiddeld?
Voor het MKB ligt een migratie plus volwaardige Odoo-implementatie tussen 40.000 en 120.000 euro, vaste prijs. Datamigratie van Exact is daar een deel van (typisch 15 tot 25 procent van het totaal).
Overstap overwegen?
Plan een gesprek van een half uur. We kijken samen of Odoo voor jouw situatie echt de juiste stap is. Als Exact beter past, zeggen we dat ook.