Hoe Pop-Up Uitjes de aanmeldingen voor hun kerstmarkt digitaal regelde.
Binnen een week live! Een kerstmarkt in aantocht, een aanmeldsysteem dat niet werkte en één week om het op te lossen. Geen tijd voor lang nadenken.
Binnen een week liveaanmelden zonder account, met een ticket met barcode
Wie is Pop-Up Uitjes?
Pop-Up Uitjes organiseert bedrijfsuitjes, familiedagen en groepsuitjes op locatie, volledig op maat. Van een gezellige kerstmarkt voor een bedrijf tot een avontuurlijk familiedag. Elk uitje is anders, maar de aanpak is altijd hetzelfde: persoonlijk, verzorgd en zonder gedoe.
- Bedrijf
- Pop-Up Uitjes
- Branche
- Bedrijfsuitjes, familiedagen en groepsuitjes
- In Odoo
- Evenementen, CRM, offertes en facturatie
- Aanpak
- Binnen één week live, daarna een tweede fase
De uitdaging: een aanmeldsysteem dat de drempel te hoog legde
Geïnteresseerden moesten verplicht een account aanmaken om zich aan te melden voor een evenement. Dat klinkt als een kleine stap, maar in de praktijk haakte een groot deel af. De vragen stroomden binnen en aanmeldingen moesten handmatig worden ingevoerd. Juist voor een drukke periode als de kerstmarkten was dat geen houdbare situatie.
En er was haast.
Binnen één week moest er een evenement live waarop dit anders geregeld was.
De aanpak: intensief, snel en gericht
KJ ging direct aan de slag. Binnen één week stond de evenementenmodule in Odoo ingericht. Bezoekers kunnen zich nu zonder account aanmelden via een webpagina, in het Nederlands én het Engels. Ze ontvangen automatisch een ticket met barcode. Bij binnenkomst worden tickets gescand via tablets of telefoons. Na afloop kunnen aanwezigheidsgegevens snel worden verwerkt en klantgegevens volledig worden opgeschoond.
In een tweede fase werd de Odoo-omgeving uitgebreid met CRM, offertes en facturatie. Leads komen nu centraal binnen in plaats van verspreid via de mailbox. Offertes gaan op maat de deur uit en kunnen digitaal worden ondertekend. Verkooporders worden direct doorvertaald naar facturen.
Het resultaat
De kerstmarkt ging gewoon door, op tijd en zonder aanmeldingschaos. Pop-Up Uitjes werkt nu met één systeem voor evenementen, leadopvolging, offertes en facturatie.
Herken je dit?
Eventorganisatoren en ervaringsgerichte bedrijven werken vaak met losse tools voor aanmeldingen, communicatie en administratie. KJ Software helpt je om dat samen te brengen in één systeem dat ook onder tijdsdruk werkt.
Benieuwd wat dat voor jouw organisatie betekent?
