Hoe Smarthome Domotica met Odoo grip kreeg op offertes, projecten en facturen
Vijftig tot honderd facturen per week met de hand overtypen. Dat moest anders.
Leestijd 5 minuten · Branche: domotica en woningautomatisering · Odoo sinds 2026
Wie is Smarthome Domotica?
Smarthome Domotica uit Boekel ontwerpt, bouwt en installeert slimme installaties op maat. Van tekenwerk en kastassemblage op de eigen werkvloer tot montage bij de klant thuis. Techniek en handwerk vormen de kern van het bedrijf. Het papierwerk erachter kon dat tempo alleen niet bijbenen.
De uitdaging: goed werk, trage administratie
Het grootste probleem was dat Smarthome Domotica het overzicht kwijt was. De informatie stond verspreid over verschillende systemen en bestanden, waardoor processen onnodig ingewikkeld werden. Het bestaande systeem was bovendien traag, té traag voor een bedrijf dat wil doorgroeien.
Wekelijks kwamen er vijftig tot honderd inkoopfacturen binnen. Stuk voor stuk met de hand overgetypt, want een scan- en herkenfunctie ontbrak. Offerte en factuur stonden los van elkaar, en de systemen ernaast spraken niet met elkaar. Dat kostte veel tijd en vergrootte de kans op fouten.
Waarom KJ Software
Na een zoektocht naar een nieuw ERP-systeem kwam Smarthome Domotica bij Odoo uit. En bij zo'n pakket kies je graag een partner die het systeem door en door kent. Belangrijk daarbij: een partner die niet ver weg zit. KJ Software (Veghel) en Smarthome Domotica (Boekel) liggen allebei in Noord-Brabant, op een half uurtje van elkaar.
De persoonlijke aanpak gaf de doorslag. Er werd echt gekeken naar de wensen en processen van het bedrijf, en hoe die het beste ingericht konden worden. Ieder bedrijf werkt anders, van offerte tot project en administratie. Prettig dan om samen te werken met een partij die niet uitgaat van een standaardoplossing, maar maatwerk levert dat aansluit op de praktijk. Dat de eigen Nederlandse developers van KJ zelf meebouwen in plaats van vragen door te sturen, hielp ook: geen tussenlagen, gewoon rechtstreeks contact met wie het bouwt.
De aanpak: eerst de details, dan pas bouwen
KJ begon niet met inrichten, maar met verdiepen. Samen met het team werkte KJ alle processen, uitzonderingen en wensen tot in detail uit, tot en met de losse randgevallen uit de praktijk. Die verdiepingsslag leverde een blauwdruk op, en daarmee voerde KJ de rest gefaseerd uit.
De planning was strak, want Smarthome Domotica wilde vanaf het nieuwe jaar met de nieuwe administratie starten. Zo kon het direct afscheid nemen van het handmatig verwerken van inkoopfacturen. KJ dacht mee in de prioriteiten, zodat de belangrijkste onderdelen op tijd live waren. De verdere optimalisaties zijn daarna stap voor stap opgepakt.
CRM en verkoop: een heldere leadfase met offertesjablonen, digitaal ondertekenen en een geaccepteerde offerte die automatisch een verkooporder wordt.
Projecten: een vast sjabloon met de terugkerende stappen: werkvoorbereiding, tekenwerk, kastassemblage en montage. Monteurs schrijven hun uren direct op de taak.
Inkoop en voorraad: automatische signalering die een aanvulrapport per leverancier maakt zodra de voorraad onder een minimum zakt.
Boekhouding: Odoo herkent inkoopfacturen automatisch en koppelt ze aan het juiste inkoopordernummer. Geen handmatig overtypen meer.
Het resultaat: van losse handelingen naar één lijn
Smarthome Domotica heeft weer overzicht en grip op de processen. Vanaf een aanvraag loopt het volledige proces in Odoo: van offerte en opdracht tot urenregistratie, materiaalverbruik en uiteindelijk de facturatie. Alles staat overzichtelijk op één plek.
Daarnaast levert de boekhoudmodule veel tijdwinst op, doordat Odoo veel gegevens automatisch herkent en verwerkt. Het handmatige werk is grotendeels verdwenen. En waar Smarthome Domotica bij de vorige, grote ERP-leverancier zich vaak een nummer voelde, is het contact met KJ persoonlijk, laagdrempelig en vertrouwd.
De toekomst
Smarthome Domotica is enthousiast over zowel Odoo als KJ Software. Doordat de processen beter onder controle zijn, ontstaat er ruimte om verder te optimaliseren en het bedrijf steeds efficiënter in te richten. De komende jaren wil Smarthome Domotica Odoo verder uitbouwen. Mooi meegenomen: als domotica- en automatiseringsbedrijf is het bedrijf continu bezig met slimme oplossingen voor klanten, en nu is ook de eigen administratie zo veel mogelijk geautomatiseerd.
Als domotica- en automatiseringsbedrijf zijn we continu bezig met slimme oplossingen voor onze klanten. Dan is het mooi dat ook onze eigen administratie en bedrijfsprocessen zoveel mogelijk geautomatiseerd zijn. Dat past bij hoe wij graag werken.
Daisy van Dooren · Office Manager, Smarthome Domotica
Herken je dit?
Handmatig facturen overtypen, systemen die niet met elkaar praten, een administratie die het tempo van je werk niet bijhoudt? In 30 minuten kijken we of Odoo ook bij jouw bedrijf past.