Standaard Odoo Buitendienst

Nooit meer een klant die belt over de vervolgafspraak

Inmeting was drie weken geleden. Klant heeft sindsdien niks meer gehoord en pakt de telefoon: "Wanneer komen jullie nou eigenlijk?" Pijnlijk gesprek, want jij weet ook even niet wat de volgende stap was. Met Odoo Buitendienst loopt het anders.

Zodra een offerte getekend is, staat de hele reeks vervolg-afspraken al klaar: inmeting, eerste laag, tussenlaag, oplevering, nazorg. Leggers zien hun planning op de telefoon. Klanten krijgen automatisch een bericht. Voor een vaste prijs.

Plan afspraak van 30 min. Bekijk de complete vloeren-oplossing

Branches > Vloerenbedrijven > Planning

Vervolg-afspraken in je hoofd? Dat gaat vroeg of laat mis.

Vier dingen die we elke week horen bij vloerenbedrijven die hun planning op een whiteboard of in iemands hoofd hebben staan.

Bekijk de complete vloeren-oplossing

Vervolg-afspraak vergeten

Inmeting gehad, offerte uit, klant getekend. Wie maakt de legdatum-afspraak? Iedereen denkt: dat doet de ander. Niemand doet het.

Klant belt: "Wanneer komen jullie?"

Drie weken na inmeting, nog niks gehoord. Klant moet erachteraan. Eerste indruk verpest, vertrouwen weg.

ZZP-ers weten 's ochtends niet waar ze heen moeten

Whiteboard in het kantoor, leggers bellen vanuit huis om te checken. Tien minuten per ochtend verloren, frustratie aan beide kanten.

Droogtijd niet meegerekend

Eerste laag woensdag, tweede laag... wanneer? Klant verwacht oplevering vrijdag, jij weet niet of dat kan. Beloven en bidden.

Eén planning, hele klus geregeld

Standaard in Odoo: Buitendienst (Field Service). Werkbonnen, planbord, mobile app voor leggers, automatische klant-updates. Voor een vaste prijs.

Vanuit offerte automatisch een werkbon
Klant tekent de offerte, werkbon staat al klaar. Geen overdracht tussen sales en planning, geen kans op vergeten.
Vervolg-afspraken automatisch ingepland
Werkbon afgerond? Vervolg-werkbon komt klaar voor over X dagen. Per vloertype configureerbaar: gietvloer heeft andere vervolgstappen dan PVC.
Leggers op de mobiele app
Vandaag, deze week, deze maand. Klant-adres, foto's, handtekening, alles op de telefoon. Geen papieren werkbon meer.
Klant krijgt automatisch updates
Een dag van tevoren een bericht: "Morgen tussen 8 en 10 komen we langs." Bij aankomst legger: "Onderweg, over 15 minuten bij u." Klant goed geïnformeerd, geen belletjes meer.
Droogtijden in de planning verwerkt
Per producttype leg je vast: na deze laag X dagen wachten voor de volgende. Werkbonnen verschijnen automatisch op de juiste dag, met de juiste buffer.
Eén planbord voor alle leggers en ZZP-ers
Multi-vestiging, eigen leggers, ZZP-ers (zie ZZP-portaal): allemaal op één planbord. Sleep en plan, conflict-detectie ingebouwd.

Voorbeeld: van offerte-akkoord tot nazorg-bezoek

Klant tekent vandaag een gietvloer. Wat staat er morgen al in de planning?

Stap 1: Klant tekent de offerte
Werkbonnen klaargezet
Vijf werkbonnen staan automatisch in het systeem: inmeting, eerste laag, tussenlaag, coatlaag, oplevering. Plus eentje voor nazorg over zes maanden.
Voordeel: sales hoeft niks meer over te dragen, planning weet wat er moet gebeuren.

Stap 2: Inmeting binnen vijf werkdagen
Automatisch ingepland

Werkbon "Inmeting" pakt de eerstvolgende beschikbare slot van de inmeter. Klant krijgt direct een bericht met dag en tijd.
Voordeel: geen telefoonrondje meer om een afspraak te maken.

Stap 3: Inmeter op locatie
Alles op de mobiele app
Adres, klantgegevens, vloer-type, eerdere notities. Inmeter vult inmeetformulier in, maakt foto's, alles direct gekoppeld aan de werkbon.
Voordeel: geen papierwerk meer, kantoor heeft de inmeting direct binnen.

Stap 4: Eerste laag, planning loopt door
Droogtijden ingebouwd
Inmeting afgerond? Werkbon "Eerste laag" verschijnt automatisch in de planning, één week na inmeting (configureerbaar). Klant krijgt vooraf bericht.
Voordeel: geen vervolg-afspraak meer vergeten, ook niet bij drukke weken.

Stap 5: Tussenlaag en coatlaag op droogtijd
Geen handmatige tussenstap
Per producttype staat de droogtijd vast: 24 uur, 48 uur, 72 uur. De volgende werkbon komt automatisch op de juiste dag.
Voordeel: legger staat nooit voor een vloer die nog niet droog is.

Stap 6: Oplevering en nazorg
Cyclus rond
Werkbon "Oplevering" met handtekening klant in de app. Werkbon "Nazorg over 6 maanden" staat klaar in de toekomst. Klant krijgt automatisch bericht als de tijd komt. Voordeel: terugkomende klantcontact loopt op de automatische piloot, mond-tot-mond komt op gang.

Wat het je oplevert

Drie dingen die anders worden zodra je planning niet meer afhangt van wie het toevallig onthoudt.

Nooit meer een vervolg-afspraak vergeten

Werkbon-keten staat vooraf vast per vloertype. Afspraak afgerond = volgende verschijnt vanzelf. Iedereen weet wat er moet gebeuren, niemand hoeft iets te onthouden.

Wat het concreet oplevert:
- Geen "vergeten" projecten meer in de pijplijn
- Klanten worden vanzelf terug-gecontacteerd
- Salesoverdracht naar planning automatisch
- Nazorg-bezoeken voor terugkerende omzet

Klant tevreden, geen klachten over communicatie

Automatische berichten vóór elke afspraak, bevestiging bij aankomst, samenvatting na afronding. Klant weet altijd waar hij aan toe is.

Wat het concreet oplevert:
- Klant belt niet meer voor updates
- Hogere klanttevredenheid op opleveringsmomenten - Reviews stijgen (klant voelt zich gezien)
- Minder kantoor-tijd aan telefoontjes

Leggers en ZZP-ers efficiënter

Planning op de telefoon, klant-adres één tik op de kaart, foto's en handtekening in de app. Geen papierwerk, geen kantoor-belletjes, geen onduidelijkheid.

Wat het concreet oplevert:
- Geen tien minuten 's ochtends bellen
- Werkbonnen direct afgesloten op locatie
- Foto's bij elke klus, voor naslag of klacht
- Meer klussen per dag mogelijk

Zo doet Dormi Design vloeren het

Bij Dormi Design Vloeren bestaat elke klus uit minimaal vier afspraken: inmeting, eerste laag, coatlaag, oplevering. Tussen elke laag een droogtijd van een tot drie dagen. Vroeger ging dat handmatig: planner pakt de telefoon, ZZP-er reageert via WhatsApp, klant belt over de status. Vier afspraken, vier kansen om iets te vergeten.

Sinds Odoo Buitendienst staat de hele werkbon-keten al klaar zodra een offerte getekend is. Droogtijden zitten per producttype vastgelegd, dus de volgende werkbon verschijnt automatisch op de juiste dag. ZZP-leggers zien hun planning op de mobiele app. Klanten krijgen vooraf bericht voor elke afspraak. Geen vervolg meer vergeten, geen klant meer die belt voor een update.

Lees het volledige verhaal van Dormi Design Vloeren

Veelgestelde vragen over de planning-module

Is dit standaard Odoo of maatwerk?

Dit is standaard Odoo Buitendienst (Field Service), één van de Odoo-apps die we bij elke implementatie kunnen meenemen. Geen maatwerk, geen losse module. Voor een vaste prijs ingericht voor jouw vloerenbedrijf.

Hoe werkt het automatisch inplannen van vervolg-afspraken?

Per vloertype leg je vast welke werkbonnen elkaar opvolgen. Bij een gietvloer bijvoorbeeld: inmeting, eerste laag (week 2), tussenlaag (week 3), coatlaag (week 3 + 2 dagen droogtijd), oplevering, nazorg na 6 maanden. Zodra een werkbon afgesloten is, verschijnt de volgende automatisch.

Werkt het ook voor onze ZZP-leggers?

Ja. ZZP-leggers werken in hetzelfde planbord als je eigen leggers, en krijgen toegang tot de mobiele app of een eigen ZZP-portaal. Ze zien hun klussen, vullen werkbonnen af, laten klanten tekenen.

Krijgen klanten automatisch een melding voor elke afspraak?

Ja. Vóór elke afspraak gaat er een e-mail, Whatsapp berichtje of SMS uit, met dag, tijd en wat er die dag gebeurt. Bij aankomst van de legger eventueel ook een "onderweg"-melding. Klant weet altijd waar hij aan toe is.

Wat zien leggers op hun mobiele app?

Hun planning voor vandaag, deze week en deze maand. Per klus: klant-adres met routebeschrijving, contactgegevens, vloer-type, eerdere notities en foto's. Tijdens de klus kunnen ze foto's maken, materialen registreren en de klant laten tekenen.

Hoe houden we rekening met droogtijden tussen lagen?

Per producttype leg je de droogtijd vast: 24 uur voor primer, 48 uur voor smeerlaag, 72 uur voor coatlaag, et cetera. Het systeem plant de volgende werkbon automatisch met de juiste buffer in, zodat een legger nooit voor een vloer staat die nog niet klaar is.

Wat als een afspraak verzet moet worden?

Sleep de afspraak in het planbord naar een andere dag. Het systeem checkt of vervolg-afspraken nog passen, en als er een conflict ontstaat (droogtijd te kort, andere klus in de weg), krijg je een waarschuwing. Klant krijgt automatisch een update over de wijziging.

Hoe lang duurt het om de planning-module in te richten?

Twee tot drie weken. Werkbon-keten per vloertype configureren, droogtijden vastleggen, leggers en ZZP-ers toegang geven, klant-communicatie inrichten. Standaard onderdeel van een Odoo-implementatie voor een vaste prijs.

Klaar om je planning op orde te krijgen?

Plan een vrijblijvend gesprek van 30 minuten. We laten zien hoe Odoo Buitendienst werkt voor jouw vloerenbedrijf, met jouw vloertypes en werkbon-keten als voorbeeld. Past het niet, dan zeggen we dat ook.

Plan gesprek over jouw vloerenbedrijf