OVERSTAPPEN NAAR ODOO
Een offerte in Syntess. De planning in Excel. Een takenlijst ernaast, en de F-gassen in weer een ander programma. Herkenbaar? In dit artikel lees je waarom installatiebedrijven van Syntess naar Odoo overstappen, wat je meeneemt en hoe de overstap verloopt.
Leestijd 5 minuten.
Kort antwoord: een overstap van Syntess naar Odoo doe je volgens een vast stappenplan: analyse, inrichting, datamigratie, testen en livegang. Je relaties en artikelen met prijzen neem je mee. Daarna loopt alles door één systeem: aanvraag, offerte, planning, werkbon op telefoon of iPad, en factuur. Gegevens voer je één keer in.
Waarom installatiebedrijven overstappen van Syntess naar Odoo
Syntess Atrium is software voor de installatiebranche, met modules voor onder meer calculatie, planning, service en onderhoud en werk op locatie. Een stevig pakket. Toch horen we bij installateurs met een branchepakket vaak dezelfde klachten.
Een koel- en aircobedrijf dat nu met ons overstapt, zette ze voor ons op een rij:
- Het pakket voelt complex en ouderwets.
- De onderdelen sluiten slecht op elkaar aan. Gegevens tik je dus meerdere keren in.
- Een app voor de monteurs zat niet in hun pakket.
- Naast Syntess draaiden een takenlijst, de telefonie, Excel en een apart programma voor de F-gassen.
Losse eilanden dus. Wat ze zochten? Eén omgeving waarin de administratie vanzelf uit het werk volgt.
Van aanvraag tot factuur in één systeem
Odoo is één platform waarin verkoop, planning, buitendienst, facturatie en boekhouding samenkomen. Een klant leg je één keer vast. Vanaf de klantkaart klik je door naar offertes, werkbonnen, facturen en mails.
Voor een installatiebedrijf loopt het werk dan zo:
- Aanvraag. Een aanvraag via je website komt direct binnen als lead.
- Offerte. Je maakt de offerte met je eigen artikelen. De klant tekent digitaal.
- Planning. Je plant vanuit de geaccepteerde offerte. Garantie- en serviceklussen plan je op dezelfde manier. Meer daarover lees je bij planningssoftware.
- Werkbon. Je monteur ziet op zijn telefoon of iPad waar hij heen moet, wat hij meeneemt en wat er moet gebeuren. Hij schrijft zijn uren, voegt materiaal toe en laat de klant ter plekke aftekenen. Zo werkt een werkbon-app.
- Factuur. De factuur volgt uit de werkbon. Meerwerk vergeet je niet meer, want het staat er al op.
F-gassen en onderhoud per installatie
Werk je in koeltechniek of airco, dan houd je per installatie bij wat er is gedaan en hoeveel koudemiddel erin of eruit ging. Odoo heeft daar geen kant-en-klare F-gassenregistratie voor. Voor een koel- en aircobedrijf richten we het nu zo in:
- Per klant een register van de koelinstallaties, elk met een eigen logboek.
- De monteur vult op de werkbon in wat hij heeft gedaan, en hoeveel koudemiddel hij per gasfles heeft bijgevuld of afgetapt.
- Het logboek loopt vanzelf mee. Je klant ziet het in zijn portaal.
- Op de unit komt een kenplaat met QR-code.
- Het jaaroverzicht voor de controle rolt er zo uit.
Eén keer vastleggen op de werkbon. De rest volgt daaruit.
Onderhoudscontracten factureer je automatisch met de app Abonnementen. Ook de onderhoudsbeurt zelf plan je vanuit Odoo.
Wat je meeneemt van Syntess
Je begint niet met een leeg systeem. Je relaties en je artikelen met prijzen gaan mee naar Odoo. Je oude Syntess-artikelcode kan op het product blijven staan, zodat je alles terugvindt. Wat je meeneemt en wat je juist achterlaat, bepalen we samen in de analyse.
Een tip uit de praktijk: ruim je gegevens op voordat ze over gaan. Haal dubbele relaties eruit en maak onderscheid tussen particulier en zakelijk. En kijk naar je inkoopprijzen. Die ontbreken vaak. Zonder inkoopprijs geen nacalculatie, in welk systeem je ook werkt.
Zo verloopt de overstap
| Fase | Wat er gebeurt |
| 1. Analyse | We brengen je processen in kaart, van aanvraag tot factuur |
| 2. Inrichting | Odoo komt te staan zoals jij werkt, met je eigen offerte- en werkbonsjablonen |
| 3. Datamigratie | Relaties en artikelen met prijzen gaan over uit Syntess |
| 4. Testen en training | Kantoor en monteurs werken met echte gegevens |
| 5. Livegang en nazorg | Live op een rustig moment, met begeleiding erna |
Een overstap duurt meestal drie tot zes maanden. Hoe lang het bij jou duurt, hangt af van je omvang en het aantal processen.
Wanneer je beter bij Syntess blijft
Ben je tevreden, sluit alles op elkaar aan en werken je monteurs al digitaal? Dan is overstappen geen doel op zich. Odoo loont vooral als je met losse systemen werkt, gegevens dubbel invoert of meer wilt dan installatiewerk alleen, zoals een webshop of je website in hetzelfde systeem. Twijfel je? Doe de Odoo-scan.
Wat kost een overstap van Syntess naar Odoo?
We werken met een vaste prijs, zonder strippenkaart en zonder nacalculatie. Een implementatie kost meestal tussen 20.000 en 200.000 euro. Waar jij uitkomt, hangt af van je processen, koppelingen en maatwerk. Daarnaast betaal je de Odoo-licentie per gebruiker. Doe de Odoo-scan of plan een gesprek, dan rekenen we het concreet uit.
Veelgestelde vragen
Ja. Je relaties en artikelen met prijzen gaan mee, volgens een vast stappenplan. In de analyse bepalen we samen wat er nog meer mee moet. Je begint dus niet met een leeg systeem.
Meestal drie tot zes maanden. Het hangt af van je omvang en het aantal processen. In de intake maken we een realistische planning.
Ja. De monteur ziet zijn klussen op telefoon of iPad, schrijft uren, voegt materiaal toe en laat de klant ter plekke aftekenen. De factuur volgt uit de werkbon.
Niet standaard. Voor koel- en klimaatbedrijven richten we een register van installaties in, met een logboek per installatie. De monteur legt het koudemiddel per gasfles vast op de werkbon. Het logboek en het jaaroverzicht voor de controle volgen daaruit.
Ja. We werken met een vaste prijs, zonder strippenkaart en zonder nacalculatie. In een gesprek bepalen we de scope en de prijs.
Plan een gesprek over je overstap
Meer lezen: Odoo voor bouw en installatie, Odoo Field Service, overstappen naar Odoo en Odoo implementatie.
Dit artikel is algemene informatie en geen advies op maat. Syntess en Syntess Atrium zijn merken van hun eigenaar. Hoe jouw overstap eruitziet, hangt af van je situatie.