Planningssoftware: wie doet wat, en wanneer?
De planning hangt op een whiteboard of staat in een Excel-bestand dat maar één collega snapt. Schuift er iets, dan begint het bellen. En wie onderweg is, weet pas 's ochtends waar hij heen moet.
Op deze pagina lees je wat planningssoftware is, welke soorten er zijn en wat het voor je doet. Plus de bekende pakketten in Nederland, wat het kost en wanneer je de planning beter in je ERP-systeem zet.
Planningssoftware is software waarin je vastlegt wie wat wanneer doet. Je ziet in één overzicht wie er beschikbaar is, welk werk er openstaat en wat er verschuift. Er zijn grofweg drie soorten: personeelsplanning voor diensten en roosters, projectplanning voor de uren van je team, en serviceplanning voor monteurs bij de klant. Bekende pakketten in Nederland zijn onder meer Shiftbase, Werktijden.nl, Nostradamus, Simplicate, Teamleader, Bluace en Odoo.
Wanneer heb je planningssoftware nodig?
Met drie mensen en een vaste week red je het met een agenda. Maar herken je een van deze vier? Dan kost plannen je nu meer tijd dan het werk zelf.
Doe de Odoo-scanDe planning hangt op kantoor
Whiteboard of Excel: wie niet op kantoor is, belt om te vragen wat er staat.
Schuiven gaat via de telefoon
Een spoedklus of een zieke collega, en de halve week moet om. Dat regel je met bellen en appen.
Je ziet niet wie er vrij is
Verlof, vaste werktijden en wie welke klus mag doen: het zit in hoofden en losse lijstjes.
Na het werk begint het overtypen
Uren en werkbonnen komen op papier terug. Iemand typt ze over voor de loonadministratie en de factuur.
Wat doet planningssoftware? Dit regel je ermee
Planningssoftware zet het werk en de mensen naast elkaar. Je ziet wie er kan, wat er moet en waar het knelt. En iedereen kijkt naar dezelfde planning.
Wie is er beschikbaar
Capaciteit per medewerker, met verlof en vaste werktijden erbij.
Plannen met slepen
Op een planbord of in een Gantt-overzicht schuif je werk met de muis.
Planning op de telefoon
Medewerkers zien hun dag onderweg, met het adres en de details van de klus.
Kaart en route
Zie welke klussen bij elkaar in de buurt liggen en plan ze op één dag.
Uren en werkbon terug
Wat er gedaan is, komt terug naar kantoor, klaar voor de factuur.
Een losse planningstool of planning in je ERP?
Een losse planningstool stopt als het werk gepland is. De uren en werkbonnen gaan daarna naar een ander pakket. Zit de planning in je ERP-systeem, dan loopt het door tot de factuur.
Wat is een ERP-systeem?
Planning in een ERP
Losse planningstool
Wat het regelt
Planning, plus project, werkbon, voorraad en factuur
Wie wat wanneer doet
Na het werk
Uren en materiaal lopen door naar de factuur
Uren gaan met de hand of via een koppeling naar een ander pakket
Gegevens
Eén database voor verkoop, planning en boekhouding
Planning apart van je administratie
Past bij
Bedrijven met projecten, monteurs of voorraad
Teams waar het rooster het hele verhaal is
Welke planningssoftware is er?
De beste planningssoftware bestaat niet. Het hangt af van wat je plant: diensten, projecten of klussen bij de klant. Wij werken met Odoo, maar we zetten de andere er eerlijk naast.
Wat kost planningssoftware?
Losse planningstools rekenen vaak per gebruiker of per medewerker per maand. Meer mensen in de planning betekent dus een hogere rekening. Daar komen de inrichting en eventuele koppelingen bij, bijvoorbeeld met je loonadministratie of je facturatie.
Bij KJ richten we de planning in als onderdeel van Odoo, samen met je projecten, werkbonnen en facturatie. Een Odoo-implementatie kost meestal tussen 20.000 en 200.000 euro. Waar jij uitkomt, hangt af van je processen, koppelingen en maatwerk. Je krijgt altijd vooraf een vaste prijs.
Wat Odoo zelf kost aan licenties, lees je bij Odoo licenties.
Licenties: vaak per gebruiker per maand
Inrichting: je eigen rollen, diensten en werkbonnen
Koppelingen: alleen als je planning los staat van je administratie
Vooraf een vaste prijs
Hoe kies je planningssoftware?
Bepaal eerst wat je plant: diensten, projecten of klussen bij de klant
Kijk wat er na de planning gebeurt: uren, werkbon en factuur
Laat je planners en monteurs het testen, ook op de telefoon
Reken met de kosten per gebruiker over een paar jaar, niet alleen met de start
Meer over plannen in Odoo
Wil je zien hoe plannen in Odoo werkt, of hoe het er in jouw branche uitziet? Hier lees je verder.
Een planning die doorloopt tot de factuur
In Odoo is de planning geen los pakket. Een getekende offerte wordt werk dat je kunt plannen. Je medewerkers zien hun planning op de telefoon, en wat ze doen komt terug als uren en werkbon. Daarmee maak je de factuur, zonder iets over te typen.
KJ Software is officieel Odoo Silver Partner en bouwt al sinds 2004 software op maat. We richten de planning in op jouw manier van werken, voor een vaste prijs, met eigen Nederlandse developers en consultants in Veghel. Plan je nu op een whiteboard of in Excel? Dan beginnen we daar.
Vragen over planningssoftware
Planningssoftware is software waarin je vastlegt wie wat wanneer doet. Je ziet in één overzicht wie er beschikbaar is, welk werk er openstaat en wat er verschuift. Iedereen kijkt naar dezelfde planning, ook onderweg op de telefoon.
Grofweg drie. Personeelsplanning regelt diensten en roosters. Projectplanning verdeelt de uren van je team over projecten. Serviceplanning stuurt monteurs naar klussen bij de klant, met een werkbon erbij. Veel pakketten zijn sterk in één van de drie.
Dat hangt af van wat je plant. Voor roosters met wisselende diensten kijk je naar pakketten als Shiftbase, Werktijden.nl of Nostradamus. Voor projecten en uren naar Simplicate, Teamleader of Odoo. Moet de planning doorlopen naar werkbon, voorraad en factuur, dan past planning binnen een ERP-systeem zoals Odoo.
Er zijn gratis planningstools, veel pakketten hebben een gratis proefperiode en Odoo heeft een open source-versie. Om mee te beginnen is dat prima. Groeit je team, dan betaal je meestal per gebruiker per maand, en daar komt de inrichting bij.
Dat kan, en veel bedrijven beginnen zo. Het wordt lastig als meer mensen tegelijk plannen, als je onderweg wilt kijken of als de planning moet doorlopen naar uren en facturen. Dan houdt één collega het bestand bij en belt de rest om te vragen wat erin staat.
Begin met het werk: welke diensten of klussen, hoeveel mensen en welke kennis daarvoor nodig is. Zet daarnaast wie er beschikbaar is, met verlof en vaste werktijden. Planningssoftware legt die twee naast elkaar en laat zien waar het knelt.
Bij veel pakketten wel. In Odoo zien medewerkers en monteurs hun planning op de telefoon, met het adres en de details van de klus. Een wijziging op kantoor staat meteen bij hen.
Losse planningstools rekenen vaak per gebruiker of per medewerker per maand. Bij KJ richten we de planning in als onderdeel van Odoo, samen met je projecten, werkbonnen en facturatie. Een Odoo-implementatie kost meestal tussen 20.000 en 200.000 euro. Waar jij uitkomt, hangt af van je processen, koppelingen en maatwerk. Doe de Odoo-scan voor een eerste indicatie, of plan een gesprek. Je krijgt altijd vooraf een vaste prijs.
Welke planning past bij jouw bedrijf?
Doe de Odoo-scan: acht vragen, twee minuten, en je ziet welke aanpak bij je past. Liever meteen praten? Plan een gesprek van 30 minuten. Past een losse planningstool beter bij je, dan zeggen we dat.
