Werkbon-app: van papieren bon naar factuur zonder overtypen
Je monteur schrijft zijn uren op een bonnetje. Dat bonnetje ligt drie dagen in de bus. Op kantoor typt iemand het over, en pas dan kan de factuur eruit. Met een werkbon-app vult de monteur alles in op zijn telefoon en staat de werkbon meteen op kantoor.
Hier lees je wat een digitale werkbon is, wat erop hoort, welke werkbon-apps je in Nederland tegenkomt en wanneer je beter kiest voor een werkbon die doorloopt in je ERP-systeem. Plus wat het kost.
Een werkbon-app is een digitale werkbon op de telefoon of tablet van je monteur. Hij ziet zijn klus, vult op locatie zijn uren, het materiaal en foto's in, en de klant tekent op het scherm. De werkbon staat direct op kantoor, klaar voor de factuur. Bekende werkbon-apps in Nederland zijn onder meer Out-smart, Simple-Simon, Timemate, Bouwportaal, Kraan en Odoo Field Service. Het verschil zit in wat er na de handtekening gebeurt: bij een losse app gaat de werkbon via een koppeling naar je administratie, in een ERP-systeem loopt hij zelf door naar voorraad en factuur.
Wanneer heb je een werkbon-app nodig?
Met één monteur en een handvol klussen per week werkt een bonnenboekje prima. Maar herken je een van deze vier? Dan kost papier je nu al tijd en geld.
Doe de Odoo-scanBonnen raken kwijt
De werkbon ligt in de bus of in een jaszak. Soms komt hij terug, soms niet. En wat er precies gedaan is, weet na drie dagen niemand meer.
Overtypen op kantoor
Wat de monteur opschreef, typt iemand op kantoor nog een keer in. Elke keer is dat werk, en elke keer een kans op een fout.
De factuur blijft liggen
Pas als alle bonnen binnen zijn, kan de factuur eruit. Zo zit er dagen tussen het werk en je geld.
Foto's in losse appjes
Werkfoto's staan verspreid over telefoons en chats. Vraagt de klant later wat er gedaan is, dan begint het zoeken.
Wat doet een werkbon-app? Dit regel je ermee
Een werkbon-app volgt een klus van de planning tot de handtekening van de klant. Alles wat de monteur op locatie doet, staat erin. Op kantoor zie je het meteen.
Klus op de telefoon
De monteur ziet zijn opdracht met het adres en wat er bij de klant staat. Hij weet wat hem wacht voor hij binnen is.
Uren en materiaal
Bestede tijd en gebruikt materiaal vult hij in op de klus zelf. Alles telt mee voor de factuur en je nacalculatie.
Foto's erbij
Werkfoto's gaan direct in de werkbon. Geen losse appjes meer, en bewijs bij een discussie achteraf.
Klant tekent digitaal
De klant tekent op het scherm. Afgerond is dan ook echt afgerond.
Klaar voor de factuur
Een afgesloten werkbon is de basis voor de factuur. Niemand hoeft nog iets over te typen.
Losse werkbon-app of werkbon in je ERP?
Een losse werkbon-app stopt bij de handtekening. Daarna gaan de uren en het materiaal via een koppeling naar je boekhouding. In een ERP-systeem zit de werkbon in hetzelfde systeem als je planning, voorraad en facturatie, en loopt hij gewoon door.
Wat is een ERP-systeem?
Werkbon in een ERP
Losse werkbon-app
Wat het regelt
Planning, werkbon, voorraad, factuur en nacalculatie
De klus, de uren, het materiaal en de handtekening
Na de handtekening
De werkbon wordt een factuur in hetzelfde systeem
De gegevens gaan via een koppeling naar je administratie
Materiaal
Materiaal op de werkbon boekt af van je voorraad
Voorraad houd je apart bij
Past bij
Bedrijven met monteurs, voorraad en projecten
Kleine teams waar de werkbon het hele verhaal is
Welke werkbon-apps zijn er?
Dit zijn de werkbon-apps die je in Nederland het vaakst tegenkomt. Wij werken met Odoo, maar we zetten de andere er eerlijk naast, met hoe ze zichzelf omschrijven. Kies op wat er na de werkbon moet gebeuren.
Wat kost een werkbon-app?
Bij de meeste werkbon-apps betaal je per gebruiker per maand. Elke monteur met de app telt mee. Daar komen de inrichting bij, en een koppeling met je boekhouding als de app los staat van je administratie.
Bij KJ richten we de digitale werkbon in als onderdeel van Odoo, samen met je planning, voorraad en facturatie. Een Odoo-implementatie kost meestal tussen 20.000 en 200.000 euro. Waar jij uitkomt, hangt af van je processen, koppelingen en maatwerk. Je krijgt altijd vooraf een vaste prijs.
Wat Odoo zelf kost aan licenties, lees je bij Odoo licenties.
Licenties: meestal per gebruiker per maand
Inrichting: je eigen werkbon, velden en planning
Koppelingen: alleen als de app los staat van je administratie
Vooraf een vaste prijs
Hoe kies je een werkbon-app?
Volg één klus van de aanvraag tot de betaalde factuur, en kijk waar het nu blijft liggen
Bepaal of de werkbon los mag staan of moet doorlopen naar voorraad en factuur
Laat je monteurs het testen op de bus: een app die niemand invult, werkt niet
Reken met de kosten per monteur over een paar jaar, niet alleen met de start
Meer over de werkbon en Odoo
Wil je zien hoe de digitale werkbon in Odoo werkt, of hoe andere bedrijven van hun bonnenboekjes af kwamen? Hier lees je verder.
Een werkbon die doorloopt tot de factuur
In Odoo is de werkbon geen losse app. Je plant de klus op de juiste monteur, hij vult op locatie zijn uren en materiaal in en de klant tekent. Het materiaal boekt af van je voorraad, en de factuur staat klaar met de uren en het materiaal erop. Je ziet je marge per project, terwijl het werk nog loopt.
KJ Software is officieel Odoo Silver Partner en bouwt al sinds 2004 software op maat. We richten de digitale werkbon in op hoe jouw monteurs werken, voor een vaste prijs, met eigen Nederlandse developers en consultants in Veghel.
Vragen over de werkbon-app
Een werkbon is het formulier waarop een monteur vastlegt wat hij bij een klant gedaan heeft: de klus, de bestede uren, het gebruikte materiaal en de handtekening van de klant. Op basis van de werkbon maak je de factuur.
Een werkbon-app is een digitale werkbon op de telefoon of tablet van je monteur. Hij ziet zijn klus, vult op locatie zijn uren, het materiaal en foto's in, en de klant tekent op het scherm. De werkbon staat direct op kantoor, klaar voor de factuur.
Op een goede werkbon staan de klant en het adres, de datum, wat er gedaan is, de bestede uren en het gebruikte materiaal. Foto's van het werk helpen bij vragen achteraf. De handtekening van de klant maakt de werkbon af.
Veel werkbon-apps kun je een tijd gratis proberen. Om te kijken of het bij je past, is dat prima. Werk je met meerdere monteurs, dan betaal je bij de meeste apps per gebruiker per maand, en daar komen de inrichting en koppelingen met je administratie bij.
Dat kan, bijvoorbeeld als formulier in Excel of Word dat je monteur invult. Dan blijf je op kantoor wel overtypen, en mis je de handtekening op het scherm en de foto's bij de klus. Een werkbon-app werkt meteen en zet alles op één plek.
Werk je alleen, kies dan een eenvoudige werkbon-app met facturatie, of een app met een koppeling met je boekhoudpakket. Een ERP-systeem als Odoo met een implementatiepartner is dan meer dan je nodig hebt. Dat wordt interessant zodra je met meerdere monteurs, voorraad of projecten werkt.
Veel losse werkbon-apps hebben een koppeling met boekhoudpakketten. Vraag na of die er is voor jouw pakket en wat hij precies overzet. In Odoo zit de boekhouding in hetzelfde systeem: een afgesloten werkbon wordt een factuur, zonder koppeling.
In Odoo ziet de monteur opdrachten die hij eerder opende ook zonder bereik. Invullen en afsluiten doet hij zodra er weer verbinding is. Bij andere apps verschilt dat. Werken je monteurs vaak zonder bereik, vraag het dan na voor je kiest.
Bij de meeste werkbon-apps betaal je per gebruiker per maand, plus de inrichting. Bij KJ richten we de digitale werkbon in als onderdeel van Odoo. Een Odoo-implementatie kost meestal tussen 20.000 en 200.000 euro. Waar jij uitkomt, hangt af van je processen, koppelingen en maatwerk. Doe de Odoo-scan voor een eerste indicatie, of plan een gesprek. Je krijgt altijd vooraf een vaste prijs.
Welke werkbon past bij jouw monteurs?
Doe de Odoo-scan: acht vragen, twee minuten, en je ziet welke aanpak bij je past. Liever meteen praten? Plan een gesprek van 30 minuten. Past een losse werkbon-app beter bij je, dan zeggen we dat.
