Nooit meer een herinspectie missen: zo bewaak je je termijnen

Een keuring is een paar jaar geldig. Daarna mag de klant opnieuw. Simpel, tot je er honderden hebt lopen, verdeeld over scopes, normen en klanten. Wie houdt bij wanneer wie weer aan de beurt is?

In een spreadsheet glipt er altijd eentje doorheen. En een gemiste herinspectie is gemiste omzet bij een klant die je al hebt. Zonde, want terugkerend werk is de makkelijkste omzet die er is. In dit artikel lees je waarom herinspecties wegglippen, wat dat kost, en hoe je de bewaking uit je hoofd en uit je spreadsheet haalt.

Waarom herinspecties wegglippen

Je draait misschien SCIOS Scope 8, soms Scope 10 of 12, en NEN 3140 voor bestaande installaties en arbeidsmiddelen. Elke keuring heeft een eigen geldigheidsduur. Zolang je klein bent, onthoud je het. Groei je, dan zit die kennis verspreid over agenda's, mailboxen en een spreadsheet dat niemand echt bijhoudt. Eén regel die niet klopt, en de herkeuring valt stil zonder dat iemand het merkt.

Wat een gemiste herinspectie je kost

Twee dingen. Ten eerste omzet: de herkeuring die jij laat liggen, doet straks een concurrent. Ten tweede vertrouwen. Als de verzekeraar van je klant om een geldig rapport vraagt en jij hebt niet op tijd gebeld, sta je met lege handen. Een klant die je kent en die tevreden was, wil je niet verliezen aan een foutje in een spreadsheet.

Termijnen bewaken zonder spreadsheet

Het kan anders. Laat het systeem de klok bijhouden. In Odoo leg je vast dat een keuring na een bepaalde termijn opnieuw moet, en het systeem maakt zelf op tijd een actie aan om contact op te nemen. Geen handmatige bewaking, geen post-its, geen tabblad dat je vergeet te openen. Je ziet ook vooruit welke herinspecties eraan komen, zodat je je planning erop afstemt. Lees hier hoe herinspecties automatisch opvolgen werkt.

Per scope en norm een eigen termijn

Niet elke keuring verloopt even snel. Een SCIOS-keuring heeft een andere cyclus dan een NEN 3140-inspectie van arbeidsmiddelen. Daarom stel je de termijn per product of scope in, zodat elke keuring z'n eigen klok krijgt. Werk je met scopes, kijk dan hoe je plant en bewaakt met software voor SCIOS-inspecties. Keur je op norm, dan laat software voor NEN 3140 en NEN 1010 zien hoe je per norm werkt.

Van herinnering naar nieuwe opdracht

Een herinnering is pas wat waard als er een opdracht uit komt. In Odoo komt de herinspectie terug als nieuwe kans in je verkooppijplijn. Vanuit dezelfde klantkaart stuur je een offerte, de klant tekent digitaal, en de opdracht loopt door naar de planning. Alles op één plek, dus je zoekt geen gegevens opnieuw op en niets blijft hangen.

Zo doet Tesko Inspecties het

Tesko Inspecties voert SCIOS-keuringen, NEN 3140 en thermografie uit, en groeide snel. Vroeger hielden ze de herinspectietermijnen met de hand bij, en bij tientallen aanvragen per maand glipte er zo weleens een doorheen. Sinds Odoo maakt het systeem na het afronden van de opdracht automatisch een actie aan om contact op te nemen over de herinspectie. De bewaking zit nu in het systeem in plaats van in een spreadsheet, en die terugkerende omzet blijft niet meer liggen. Lees het verhaal van Tesko.

Terugkerende omzet vastzetten

Herinspecties zijn geen bijzaak, ze zijn je meest voorspelbare omzet. Door de termijnen door je systeem te laten bewaken in plaats van door een spreadsheet, laat je die omzet niet meer liggen. Je bent proactief richting je klant, en je weet elk kwartaal wat eraan komt.

Wil je weten hoe dit voor jouw inspectiebedrijf werkt?
In een half uur laten we in een demo zien hoe Odoo je herinspecties automatisch opvolgt, en kijken we samen of het past. Plan een gesprek van 30 minuten.

Of bekijk eerst de complete oplossing voor inspectie- en keuringsbedrijven.

Veelgestelde vragen over herinspecties bewaken

Kan het systeem me automatisch waarschuwen voor een herinspectie?

Ja. Odoo maakt op een ingestelde termijn na de opdracht zelf een actie aan om contact op te nemen, zodat je er niet meer aan hoeft te denken.

Werkt dit ook voor SCIOS- en NEN-keuringen?

Ja. Je stelt de termijn per scope of norm in, zodat een SCIOS-keuring en een NEN 3140-inspectie elk hun eigen cyclus krijgen.

Zie ik vooraf welke herinspecties eraan komen?

Ja. Je hebt een overzicht van wat er per periode verloopt, zodat je je planning erop afstemt.

Wat gebeurt er als de klant niet reageert?

De actie blijft staan tot je hem afrondt, dus niets verdwijnt stilletjes.

Werkt dit ook voor onderhoudscontracten?

Ja. Terugkerende contracten laat je op dezelfde manier opvolgen.

Vragen? Neem contact op